الفبای مدیریت فناوری اطلاعات (قسمت دوم)

ماهنامه شبکه - آذر ۱۳۸۳ شماره 49

بهروز نوعی پور

اشاره : اگر سلسله مقالات <الفبای مدیریت فناوری اطلاعات> را تاکنون دنبال کرده باشید، لابد با بعضی از جنبه‌های مختلف این شاخه از علم مدیریت آشنایی پیدا کرده‌اید. این دانش تلفیقی از تکنیک‌های مدیریتی و اصول و مبانی پیاده‌سازی و توسعه فناوری اطلاعات در یک سازمان است. اصطلاحاتی مثل Outsourcing ،BPR ،ROI ،TCO وKM از جمله موارد مهمی هستند که باید هر مدیر فناوری اطلاعات درباره آن‌ها بداند. در قسمت قبلی این مقاله گفتیم که تعریف یک <مدیر فناوری اطلاعات> چیست و برای اینکه بتوان به یک مدیر خوب برای اداره کردن امور فناوری اطلاعات (در یک سازمان) تبدیل شد به چه مهارت‌های عمومی نیاز است. در این مقاله مروری اجمالی بر مهمترین مهارت‌های تخصصی یک <مدیر فناوری اطلاعات> خواهیم داشت. در بخش آخر از این مطلب سه قسمتی ، مسوولیت‌های اصلی یک CIO را بررسی خواهیم کرد.

مهارت‌های مرتبط با IT   یک مدیر فناوری اطلاعات به اقتضای ماموریتی که به او سپرده شده است، باید علاوه بر مهارت‌های عمومی مدیریتی، دارای مهارت‌های خاص مرتبط با فناوری اطلاعات نیز باشد. هفت مورد از مهمترین مهارت‌هایی که یک CIO در مقام عمل نیاز فراوانی به آنها خواهد داشت از این قرارند : 1- تجربه به‌کارگرفتن فناوری اطلاعات در خدمت سازمان <فناوری اطلاعات> به خودی خود و به تنهایی چندان کارآمد نیست. این فناوری معمولا هنگامی ارزش‌های اصلی خود را نشان می‌دهد که در ارتباط با کاربردهای واقعی و نیازهای عینی سازمان به‌کارگرفته شود. آن‌دسته از مدیران IT که بدون توجه به خصوصیات و مقتضات خاص هر سازمان می‌خواهند نسخه واحد و یکسانی برای پیاده‌سازی فناوری اطلاعات ارائه کنند‌، معمولاً نتیجه چندان مطلوبی نمی‌گیرند. در اغلب موارد یک مشکل اساسی این است که ابزارهای نصب شده واقعا در خدمت اهداف سازمان عمل نمی‌کنند. در این شرایط معمولا بهترین راه‌حل این است که ‌CIO دنبال راهکارهای خاص فناوری اطلاعات برای همان سازمان باشد، نه این‌که بر پیاده سازی یک سیستم عمومی و همه منظوره، اصرار ورزد. سیستم‌های همه‌منظوره بهروری مورد انتظار را در مقایسه با گستره کلی فعالیت‌های سازمان ایجاد نمی‌کنند. خوشبختانه فناوری اطلاعات یک ابزار انعطاف‌پذیر و اصطلاحاً Customizable است. خیلی مهم است که از این ویژگی فناوری اطلاعات هنگام تطبیق آن با نیازهای واقعی سازمان استفاده کنیم. آشنایی با این موضوع مهم در مدیریت فناوری اطلاعات نیاز به تجربه ، دانش و تخصص ویژه دارد. 2- ارتباطات ما در دوره‌ای زندگی می‌کنیم که مدیران فناوری اطلاعات اغلب در یک تلاش دائمی برای دفاع از نظریه <به‌کارگیری فناوری اطلاعات برای افزایش بهره‌وری سازمان> و توجیه فواید آن به سر می‌برند. درچنین شرایطی خیلی مهم است که یک CIO ، خود در رابطه با یکی از مهمترین مولفه‌های کاربری فناوری اطلاعات، یعنی <ارتباطات> موفق عمل کنند. در این‌جا مقصود ما از <ارتباطات>، روابط انسانی خصوصاً از طریق ابزارهای الکترونیکی است. قابل قبول نیست که کسی مروج به‌کارگیریIT در سازمان باشد، اما خود در ارتباط گیری با سایر افراد (خصوصاً با استفاده از ابزارهایIT) ضعیف عمل کند. یک مدیر فناوری اطلاعات باید در زمینه استفاده از ابزارهای الکترونیکی برای انجام امور ارتباطی روزانه خود از قبیل ارسال و دریافت منظم ایمیل و انجام کارهای اداری به شیوه الکترونیکی، برای دیگر اعضای سازمان الگو باشد وگرنه در جاانداختن این نظریه که <الکترونیکی کردن امور نهایتاً به نفع سازمان است> موفقیت اندکی به‌دست خواهد آورد. به زبان ساده، دیگر افراد سازمان باید به چشم خود ببینند که چگونه یک CIO با تکیه بر ابزارهایی که استفاده از آن‌ها را تبلیغ می‌کند، خود به موفقیت‌هایی دست‌می‌یابد. 3- توانایی استخدام، پرورش و به‌کارگرفتن نیروی متخصص در زمینه IT  یکی از چالش‌های دائمی در مدیریت فناوری اطلاعات، مدیریت نیروی انسانی ماهر در این حوزه است. خیلی اوقات ذهن این افراد ناگزیر است با سرعت زیاد انبوه درهمی از وقایع، وضعیت‌ها و راه‌حل‌ها را (نوعا در ارتباط با مسائل تکنیکی فناوری اطلاعات) پردازش کند و به تصمیم‌گیری بپردازد. به همین دلیل در میان این قشر از متخصصان، افراد حساس، عصبی، پرتوقع و  پرخاشگر کم نیستند. تجربه نشان داده است که تعامل موفق با این افراد فقط به صبر و شکیبایی نیاز ندارد، بلکه بهره‌مندی از سطحی از دانش علمی و فنی نیز ضروری است تا CIO توانایی بالقوه رویارویی با چالش‌های برخاسته از سوی این متخصصان را داشته باشد. یک مدیر فناوری اطلاعات با اندوخته علمی و تجربی اندک، قادر به مهار متخصصان IT شاغل در سازمان نیست. متخصصانIT اگر بخواهند، برای فرار از مسوولیت‌های خود به اندازه کافی باهوش هستند. بنابراین به محض اینکه احساس شود مدیرIT یک سازمان دانش و تسلط اندکی بر مسائل فنی دارد، انواع کارشکنی‌ها، کم کاری‌ها و حتی خرابکاری‌ها ( مانند هک و مشکلات امنیتی) سازمان را تهدید می‌کند. همین نکته هنگام استخدام و پرورش نیروی انسانی متخصص نیز اهمیت دارد. به تجربه ثابت شده که وقتی یک متخصص‌IT هنگام استخدام با یک مدیر باهوش و کاردان روبرو می‌شود، برای انجام وظایف و مسوولیت‌های خود مصمم‌تر می‌شود و بهره‌وری بهتری از خود نشان می‌دهد. 4- آگاهی از گزینه‌های فناوری یکی از مشکلا‌ت عمومی مدیران فناوری اطلاعات در سازمان‌های مختلف عدم اشراف به گزینه‌های مختلف فناوری اطلاعات در یک زمینه خاص است. گاهی اوقات دیده می‌شود که یک مدیرIT هنگام انتخاب یک راه‌حل (Solution) و پیاده سازی آن در سازمان، دید کوته بینانه‌ای نسبت به تنوع گزینه‌های پیش رو دارد. تعصب نسبت به نوع خاصی از محصولات و یا فناوری‌ها، از بدترین و مخرب‌ترین اشکال این محدودیت نگاه هستند. البته هیچ ایرادی ندارد که هرکدام از متخصصان فناوری اطلاعات به یک سری از فناوری‌ها و ابزارها علاقه و گرایش داشته باشند و اصولا معنای <گرایش تخصصی> همین است. ولی یک مدیر فناوری اطلاعات که تیمی از متخصصان را اداره می‌کند باید جامع نگر باشد. اینکه با پیش داوری و بدون مطالعه و بررسی گزینه‌های پیش رو ، به دلیل علا‌قه یا تعصب، هربار خودمان را به محصولات خاصی محدود کنیم و از فناوری‌ها و ابزارهای دیگر چشم بپوشیم، ریسک استفاده از فناوری اطلاعات را بالا می‌برد. زیرا هر ابزار و سیستم خاصی ، معایب و مزایای خاص خود را دارد و این‌گونه نیست که یک گروه از سیستم‌ها را بتوان برای همه مقاصد و کاربردها به عنوان گزینه ایده‌آل در نظر گرفت. معمولا برای هر کاربردی و بسته به شرایط، یک مارک یا یک گروه از ابزارهای شناخته شده در بازار محصولات و راهکارهای IT کارایی بیشتری دارند. 5- شناخت دقیق از مسائل امنیت در فناوری اطلاعات فراهم کردن بستری امن برای گردش اطلاعات در سازمان یکی از مهمترین وظایف یک مدیر فناوری اطلاعات است. کسب موفقیت در چنین مسوولیتی مستلزم شناخت کافی و دقیق از چالش‌های بالقوه پیش روی امنیت سیستم‌ها و شبکه سازمان و مجهز بودن به دانش و تجربه فنی و تخصصی لازم برای پیشگیری از حوادث ناخوشایند است. داشتن یکی از مهارت‌هایی که در همین زمینه ضروری است، مهارت به‌کارگرفتن نیروی متخصص در زمینه امنیت شبکه است. بدیهی است که CIO بسته به میزان گستردگی فعالیت‌های سازمان مطبوعش ناگزیر از درگیر شدن با طیف وسیعی از مشکلات و مسؤولیت‌ها است و نباید توقع داشت یک مدیر فناوری اطلاعات دقیقاً در کسوت یک کارشناس امنیت شبکه ظاهر شود. اما چون موضوع امنیت اطلاعات سازمان موضوع حساسی است، نیازمند توجه ویژه است و نمی‌توان مدیریت آن را به طور کامل به متخصصان امنیت اطلاعات سپرد. حتی گاهی اوقات وضعیتی به‌وجود می‌آید که یک‌ CIO باید بتواند پیش از چاره‌اندیشی برای مقابله با یک حادثه امنیتی، ابتدا نسبت به امانت‌داری و صداقت متخصصان امنیتی شاغل در سازمان اطمینان حاصل کند. زیرا بعضی اوقات منشأ رخنه‌ها و خرابکاری‌ها همان‌جا است! بنابراین در شرایط اضطراری، میزان اشراف و آگاهی مدیر فناوری اطلاعات از مسائل تکنیکی مرتبط با امنیت شبکه و سیستم‌ها نقش تعیین کننده‌ای در مهار چالش‌های مربوطه دارد. 6- درک TCO و ROI  دو موضوع مهم دیگری که یک مدیر فناوری اطلاعات باید حتماً اطلاعات کافی درباره آن‌ها داشته باشد، یکی نحوه محاسبه <هزینه تمام‌شده مالکیت ابزارهای فناوری اطلاعات> یا اصطلاحاً TCO و دیگری روش تخمین زدن <میزان بازگشت سرمایه‌ همانگونه که در مقالا‌ت قبلی همین بخش خوانده‌اید، در زمینه فناوری اطلاعات> یا ROI می‌باشد. آگاهی از روش محاسبه پارامتر اول به مدیر فناوری اطلاعات کمک می‌کند که هنگام تصمیم‌گیری درباره خرید هر محصول، راه‌حل، سیستم‌عامل و یا سخت‌افزار، ارزیابی واقع‌بینانه‌ای از هزینه‌های جاری و آتی مرتبط با انتخاب خود داشته باشد. گاهی اوقات خریدن یک محصول ارزان قیمت وسوسه انگیز به نظر می‌آید. ولی بعداً هزینه‌های جاری مرتبط با آن محصول به شدت بالا می‌رود. مثلا ممکن است هنگام خریدن یک چاپگر لیزری برای شرکت یا سازمان چنین وضعیتی رخ دهد. گاهی اوقات نیز برعکس این وضعیت اتفاق می‌افتد. یعنی تحت تأثیر نظر و رای دیگران (و گاه اعتقادات شخصی خودمان) محصولی را می‌خریم که ظرفیت پاسخگویی آن خیلی بیشتر از نیاز واقعی ما است. در چنین شرایطی ممکن است پول زیادی برای یک کار متوسط خرج شود. درست مثل این می‌ماند که برای اپراتوری شرکت، کامپیوترهای فوق‌العاده سریع و قوی بخریم، حال آنکه آن‌ها کاری بیشتر از تایپ با آن انجام نمی‌دهد. در رابطه با عامل ROI نیز رویکرد مشابهی وجود دارد. میزان بازگشت سرمایه‌ در زمینه فناوری اطلاعات به سه مولفه‌ هزینه، فایده و ریسک مربوط است. یک سرمایه‌گذاری موفق هنگامی اتفاق می‌افتد که با کمترین هزینه و ریسک، بیشتر فایده از به‌کارگیری یک محصول یا راهکار مبتنی بر فناوری اطلاعات حاصل شود. 7- آشنایی کامل با کسب‌وکار الکترونیکی آگاهی از این واقعیت که پیاده‌سازی و به‌کارگیری فناوری اطلاعات در یک سازمان نهایتاً منجر به برپا شدن درجاتی از کسب‌وکار الکترونیکی در سازمان می‌شود، برای هر CIO یک ضرورت است. در ابتدا همه‌چیز با چند کامپیوتر ساده شروع می‌شود و سپس با مقولاتی همچون اینترنت و ایمیل ادامه پیدا می‌کند. به تدریج قسمت بیشتری از امور جاری سازمان با فعالیت‌های متکی بر کامپیوتر و اینترنت گره‌ می‌خورد تا آنجا که دیگر بقای کسب‌وکار سازمان بدون بهره‌گیری از این ابزارها قابل تصور نیست. به تعبیری ، این همان کسب‌وکار الکترونیکی است. گاهی اوقات مفهوم تجارت الکترونیکی (E-Commerce) که نوع خاصی از کسب‌وکار الکترونیکی (E-Business) است، با مفهوم اخیر اشتباه گرفته می‌شود. معنای عام این اصطلاح همانا الکترونیکی شدن امور جاری سازمان است. اما به طور خاص برای ساماندهی این شیوه از کسب‌وکار ممکن است از محصولات، نرم‌افزارها و راهکارهای ویژه‌ای نیز استفاده شود. در هرصورت خیلی مهم است که یک مدیر فناوری اطلاعات بتواند تخمین واقع بینانه‌ای از نیاز‌های آتی سازمان در این زمینه داشته باشد. دقیقا همان‌طور یک شرکت بزرگ نیازمند سپردن کار نگهداری از تأسیسات آب و برق و تهویه ساختمان به مسوولین مربوطه است، زیرساخت اطلاعاتی سازمان (اعم از شبکه‌، کابل‌ها، سخت‌افزارها و نرم‌افزارها) نیز بخش جدایی ناپذیر از نیازمندی‌های کسب‌وکار سازمان به شمار می‌روند. با این تفاوت که فناوری اطلاعات چیزی بیشتر از یک زیرساخت مدرن برای کسب‌وکار سازمان، بلکه جزیی از فرآیند روزانه آن محسوب می‌شود. همانطور که مدیران عادی یک سازمان برای بالابردن دانش و مهارت خود در حوزه عمومی مدیریت، دوره‌های تخصصی ویژه‌ای را در زمینه حسابداری و بازرگانی می‌گذرانند، می‌توان حدس‌ زد که لازم است مدیران مرتبط با موضوع فناوری اطلاعات، خصوصا CIO دارای حداقلی از دانش تخصصی مرتبط با کسب‌وکارالکترونیکی باشند.

الفبای مدیریت فناوری اطلاعات (قسمت اول)

ماهنامه شبکه - آبان ۱۳۸۳ شماره 48

بهروز نوعی پور

اشاره : مدیر فناوری اطلاعات کیست؟ چه مسوولیت‌هایی دارد؟ و برای اینکه بتوان به یک مدیر خوب برای اداره کردن امور مربوط به فناوری اطلاعات (در یک سازمان) تبدیل شد چه تخصص‌هایی لازم است؟ در این مقاله مروری اجمالی بر مهمترین مهارت‌های عمومی یک <مدیر فناوری اطلاعات> خواهیم داشت. و در قسمت بعدی این مقاله که درشماره آینده از نظرتان خواهد گذشت، مهارت‌های تکنیکی و مسوولیت‌های اصلی یک CIO را بررسی خواهیم کرد.

CIO کیست؟ این کلمه سرنام عبارت Chief Information Officer است و ما در زبان فارسی این مقام اجرایی را در مجموعه مدیران یک سازمان یا شرکت تحت عنوان <مدیر فناوری اطلاعات> می‌شناسیم. البته معنی دقیق و صحیح لغوی این عبارت <مدیر اطلاعات> است و اطلاع داریم که این واژه کمی پیش از متداول شدن فناوری اطلاعات در جوامع صنعتی، در مباحث مدیریتی مطرح شده بود. اما چون فناوری اطلاعات در جامعه و به‌خصوص محیط شرکت‌ها و سازمان‌های صنعتی چنان پیشرفت کرده است که عملاً تمام مقولات مرتبط با <اطلاعات سازمانی> را تحت تأثیر قرار داده است، می‌دانیم که وقتی ذکری از CIO به میان می‌آید، منظور همان مدیر فناوری اطلاعات است که به طور کلی <مدیریت گردش، ثبت و امنیت اطلاعات سازمانی> جزء وظایف اوست. CIO کسی است که ناگزیر از به‌کاربردن بهترین، مقرون به‌صرفه‌ترین و مناسب‌ترین ابزارها و راهکارهای شناخته شده برای مدیریت اطلاعات در یک سازمان است. بدیهی است که این ابزارها و راه‌حل‌ها چیزی خارج از حوزه شمول فناوری اطلاعات نیستند. بنابراین چنین فردی باید شناخت مناسبی از این شاخه از علم و فناوری داشته باشد ولو اینکه موضوع کار سازمان یا شرکت مطبوع او هیچ‌گونه قرابتی با خود صنعت و ابزارهای فناوری اطلاعات نداشته باشد. امروزه گردش وسیع اطلاعات در صنایع و نهادهای خدماتی گوناگون  بخشی حیاتی از گردش امور محسوب می‌شود و سازمان‌هایی که قادر به تسهیل گردش اطلاعات در مجموعه خود نیستند در یک فضای رقابتی قادر به ادامه بقا نخواهند بود. در چنین شرایطی نقش راهبردی افرادی که در هریک از این موسسات و شرکت‌ها مسؤولیت نگهداری و توسعه شریان‌های گردش اطلاعات را برعهده دارند غیرقابل انکار و خطیر است. امروزه در کشورهای صنعتی مرسوم است که سازمان ها و نهادهای متوسط (مجموعه‌هایی با بیش از 100 نفر کارمند) یا بزرگ، یک نفر را به عنوان مدیر فناوری اطلاعات یا بهتر بگوییم، مدیر اطلاعات در سازمان منصوب می‌کنند و اداره‌کردن امور مذکور را به وی می‌سپارند. دقت کنید که این مسؤولیت متفاوت از نقش مسؤولین امنیتی و اطلاعاتی در برخی از سازمان‌هاست که در ارتباط تنگاتنگ با سرویس‌های امنیتی یا پلیسی کار می‌کنند، هرچند که ماده خام موضوع فعالیت هردو دسته <اطلاعات> است. CIO بیشتر به دنبال توسعه گردش اطلاعات کسب وکار و تسهیل روند آن در یک سازمان است، در حالی که مسؤولین حفاظت اطلاعات مراقب جنبه‌های مجرمانه‌ فعالیت اشخاص در محدوده سازمان و محدود سازی نشت اطلاعات حساس سازمان به بیرون از آن هستند. البته بدیهی است که مسؤولیت این دو گروه از مدیران در هر سازمانی، در یک نقطه با یکدیگر اشتراک پیدا می‌کند و آن هم جایی است که امنیت اطلاعات یا کسب‌وکار سازمان از طریق ابزارها و روش‌های کامپیوتری و دیجیتالی به مخاطره می‌افتد. پرسشی که در اینجا به‌وجود می‌آید این است که ویژگی‌ها، توانایی‌ها و مسؤولیت‌های خاص یک مدیر فناوری اطلاعات چیست؟ به عبارت دیگر اگر بالاترین مقام مدیریتی در یک شرکت یا سازمان به این نتیجه برسد که برای مدیریت اطلاعات نیازمند بهره‌گرفتن از چنین فرد یا افرادی است، به کدام گروه از متخصصین و کارشناسان باید مراجعه کند؟ من در ادامه مقاله، این ویژگی‌ها را به دو دسته <مهارت‌ها> و <مسؤولیت‌ها> تقسیم‌کرده‌ام. این موارد در حقیقت خلاصه‌ای است از آنچه که ممکن است در مقالات و کتاب‌های مختلف در زمینه مدیریت فناوری اطلاعات پیدا کنید. شرکت یا سازمانی که قصد به خدمت‌گرفتن چنین مدیری دارد باید توقعات خود را از او به‌درستی بشناسد (مسؤولیت‌ها) و توانایی‌ها و تخصص‌های لازم (مهارت‌ها) را از او جویا شود. مهارت‌هایی که هر مدیرفناوری اطلاعات باید داشته باشد در اینجا برای سهولت در ترسیم نقش‌های اصلی یک CIO، مهارت‌های او را به دو دسته عمومی (مهارت‌های مدیریتی) و اختصاصی (مهارت‌های مرتبط با IT) تقسیم کرده‌ام. البته واضح است که در یک نگاه کلی، همه این مهارت‌ها با فناوری اطلاعات مرتبط هستند ولی این تقسیم بندی از آن جهت مفید است که بفهمیم در هر دسته از مهارت‌ها، کدام جنبه از تخصص وزن بیشتری دارد؟ برخی از مهارت‌ها به‌دست نمی‌آیند مگر اینکه مدیر فناوری اطلاعات آگاهی کافی از تکنیک‌های عمومی مدیریت داشته باشد. در گام بعدی، همین تکنیک‌ها را می‌توان به مسائل مرتبط با فناوری اطلاعات پیوند زد. اما دسته دیگری از این مهارت‌ها حاصل نمی‌شوند مگرآن‌که CIO دانش کافی درباره <راهبرها و تکنیک‌های اصلی فناوری اطلاعات> داشته باشد و در وهله دوم این مهارت‌ها را به جنبه‌های عمومی مدیریت در سازمان پیوند بزند. مهارت‌های عمومی مدیریتی 1- رهبری بدیهی است که شرط اصلی احراز پست مدیریت،  داشتن توان رهبری نیروی انسانی شاغل در بخش های مرتبط و مدیریت منابع سازمان در آن حوزه است. خصوصیاتی مانند: تعهد، لیاقت، شجاعت، بزرگواری، شکیبایی، مسؤولیت‌پذیری و برخورداری از شخصیت مناسب برای احراز این مقام، جزو مهارت‌های عمومی یک مدیر است و موضوع مدیریت چه فناوری اطلاعات و چه غیر آن، تغییری در این مهم ایجاد نمی‌کند. یادآوری این نکته مفید است که <مدیریت> علمی است که تکنیک‌ها و فوت و فن‌هایی دارد. این فنون حاصل ده‌ها سال تجربه وتبادل نظر مدیرانی است که داستان شکست‌ها و کامیابی‌های خود را با دیگران (از جمله محافل آکادمیک) به اشتراک گذاشته‌اند. بهره‌گیری از این تجربیات و فنون، راه رسیدن به هدف‌های یک مدیر را کوتاه می‌کند. 2- درک ماهیت کسب‌وکار یک موضوع مهم درباره CIO آن است که وی باید شناخت مناسبی از ماهیت کسب‌وکار اصلی سازمان یا شرکت مطبوع خود داشته باشد. صرف بلد بودنIT کسی را به یک مدیر خوب فناوری اطلاعات در یک سازمان تبدیل نمی‌کند. پیام مهم این حرف آن است که یک مدیر خوب برای فناوری اطلاعات در هر سازمانی ، احتمالا یک متخصص در زمینه فعالیت همان سازمان است که خود را به دانشIT نیز مجهز کرده است و نه برعکس. اگر یک مهندس شیمی دوره‌های تخصصی مرتبط با کامپیوتر، شبکه و مدیریت فناوری اطلاعات را بگذراند، احتمالا خیلی موفق‌تر از یک مهندس کامپیوتر خواهد بود که پس از گذراندن دوره‌های مرتبط با مدیریت فناوری اطلاعات، قصد دارد به عنوان یک CIO در یک شرکت تولید محصولات شیمیایی خدمت کند. زیرا اولی درک مناسبی از ماهیت کسب وکار سازمان مطبوع خود دارد درحالی که دومی ممکن است برداشت صحیحی از نیازها و مشکلات سازمان  خود نداشته باشد. 3- روابط اجتماعی فناوری اطلاعات چنان‌که از نام آن برمی‌آید با اطلاعات سروکار دارد و اطلاعات بخش جدایی‌ناپذیر از هر رابطه‌ اجتماعی است. وقتی دو نفر با یکدیگر ارتباط کاری برقرار می‌کنند در حقیقت شکلی از اطلاعات و آگاهی را میان خود رد و بدل می‌کنند. تجربه نشان داده است که آن‌دسته از مدیران رده بالای IT که روابط عمومی خوبی ندارند ولو با وجود بهره‌مندی از توان فنی بالا در زمینه فناوری اطلاعات چندان موفق نیستند. 4- توانایی خلق و مدیریت تغییر بارها در کتاب‌ها و مقالات مرتبط با فناوری اطلاعات، از جمله مقالاتی که در همین مجله به چاپ رسیده‌است روی ابعاد پیچیده و چندگانه‌ مشکل <سرعت و شدت تغییرات> در محیط پیاده‌سازی فناوری اطلاعات تاکید شده است. مثلا پیش از این، طی مقالاتی درباره موضوع سیستم‌های قدیمی(1) و مهندسی مجدد فرآیند‌های کسب‌وکار(2) سخن گفتیم. همه این حرف‌ها مؤید یک واقعیت است: CIO باید نسبت به موضوع تغییر و تحول، آگاه و برای خلق یا مدیریت این تغییرات، توانایی کافی داشته باشد. 5- تجربه امور بین‌الملل فناوری اطلاعات و پدیده‌های مرتبط با آن مرز نمی‌شناسد و اصولاً یکی از آرمان‌های فناوری اطلاعات این است که کسب وکارها و فعالیت‌ها را جهانی کند. اینترنت یکی از مهمترین سکوهای پرتاب کسب‌وکارها در عرصه جهانی است و باورکردنی نیست که مدیرIT در سازمانی که دارای روابط و تعاملات بین‌المللی است، بدون شناخت نسبت به ویژگی‌های روابط بین‌المللی (مانند درک تفاوت نوع کسب‌وکار و ریتم بازرگانی در کشورها و فرهنگ‌های مختلف) بتواند در این زمینه موفق باشد. 6- ایجاد توازن میان راهکار و راهبرد مدیریت فناوری اطلاعات آمیزه‌ای از تاکتیک‌های مقطعی و راهبرهای کلان است. مدیرIT اصطلاحاً باید Vision ‌داشته باشد: کجا هستیم و به کجا می‌خواهیم برسیم؟ اما در عین حال مادامی که به نقطه دلخواهمان نرسیده‌ایم نیز باید چرخ امور بچرخد. آیا فکر می‌کنیم برای مدیریت امور پرسنلی سازمان نیاز به نرم‌افزار خاصی داریم؟ بسیار خوب! بهتر است تا آن زمان که سازمان بودجه این کار را فراهم کرد، یک جوری با استفاده از فوت و فن‌های موجود امور پرسنلی را اداره کنیم تا نرم‌افزار دلخواه به دستمان برسد. گاهی اوقات برای مدیریت اطلاعات در سازمان نیازمند به‌کارگیری راهکارهای مقطعی هستیم اما نباید راهبرد اصلی خودمان را فراموش کنیم. درغیراین‌صورت در چرخه امور روزمره گرفتار می‌شویم. 7- داشتن شهامت جلوگیری از خطاهای بینشی و عملکردی مدیران رده بالا در زمینه IT یک مدیر فناوری اطلاعات باید آگاه باشد که فلسفه اصلی حضور او در یک سازمان، عدم اشراف کافی سایر مدیران اجرایی آن سازمان بر پیچیدگی‌ها و ظرافت‌های مدیریت فناوری اطلاعات است. بنابراین چنین فردی باید شهامت بازداشتن خطاهای بینشی و عملکردی مدیران رده بالای سازمان را در هر موضوعی که به فناوری اطلاعات مربوط می‌شود داشته باشد. اگر روزی مدیرعامل یک سازمان، یک بسته نرم‌افزاری E-Commerce خرید و خطاب به کارمندان گفت: مگر نمی‌گویند تجارت الکترونیک؟ خب شما هم خدمات ما را در اینترنت بفروشید! CIO باید شهامت آن را داشته باشد که بگوید: دست نگه دارید! آیا روند فعلی کسب وکارمان با مختصات و ویژگی‌های این بستر جدید بازرگانی همخوانی دارد؟ 8- ایجاد توازن میان R&D و کاربرد <توسعه> بخش جدایی ناپذیر از منظومه فناوری اطلاعات است. به همین دلیل است که به عنوان مثال فرآیند تولید نرم‌افزار را با نام Software Development یعنی توسعه نرم‌افزار می‌شناسند. یعنی این فرآیند پایانی ندارد. همیشه جای تصحیح و بهبود هست. فناوری اطلاعات همیشه در حال توسعه است. با این وجود باید توازنی میان توسعه و کاربرد برقرار کرد. بالاخره کی‌ می‌خواهیم از حاصل این توسعه استفاده کنیم و کی به بهره‌برداری می‌رسیم؟ نباید در مسیر توسعه راه افراط را طی کرد و یا در دام روزمرگی و محافظه‌کاری افتاد. 9- برقرار رابطه صحیح با مشاورانIT  برقراری رابطه صحیح و مناسب با مشاورانIT یکی از کارهای حساس است. بعضی وقت‌ها خود این مشاوران یا طرف مشاوره آن‌ها، وظیفه و مأموریت اصلی یک مشاورIT را گم می‌کنند. همه مدیران اجرایی سازمان، به‌خصوص مدیرIT آن باید فاصله خود را با مشاور حفظ کنند. تعامل با مشاوری که امروز مشورت می‌دهد و فردا خودش با سازمان قرارداد می‌بندد و در نقش یک پیمانکار ظاهر می‌شود، کار خطیری است. زیرا چنین فردی همواره می‌تواند سازمان را مجاب کند که صلاح و مصلحت آن در این است که با او قرارداد ببندد و کار را به او بسپارد. ممکن است یک شرکت یا فرد پیمانکار پیش از عقد قرارداد مشاوره هم بدهد ولی کسی که پست و نقش اصلی او در سازمان <مشورت> است بهتر است که همواره <مشاور> باقی بماند و در مواقعی که سازمان قراردادی می‌بندد ، یاور سازمان و مدافع منافع آن باشد. 10- تشخیص نقاط چرخش راهبردی این اندرز حکیمانه مدیرعامل شرکت اینتل را باید آویزه گوش خود کنیم: نقاط چرخش راهبردی (3) کسب وکار را به موقع تشخیص دهیم و واکنش مناسب را نسبت به آن اتخاذ کنیم. آن دسته از مدیران فناوری اطلاعات که قادر به شناخت چرخش‌ها و تحولات اصلی صنعتIT نیستند از گردونه تحولات عقب می‌مانند و گاه خسارات سنگینی را به سازمان یا شرکت مطبوع خود تحمیل می‌کنند. 11- آگاهی از چگونگی دخالت صحیح در روند پروژه‌های داخلی و Outsource شده اگر از من بپرسید مهمترین معضل در زمینه مدیریت فناوری اطلاعات در سازمان‌ها و شرکت‌های ایرانی چیست، خواهم گفت عدم توانایی در تعریف جایگاه صحیح و دقیق پیمانکاران طرف قرارداد سازمان. نه تنها در ایران،  بلکه در بسیاری از نقاط دنیا، کسانی که به نوعی مدیریتIT در یک سازمان را به عهده می‌گیرند دقیقاً نمی‌دانند با متخصصان و پیمانکارانی که از بیرون به سازمان می‌آیند تا طی قرارداد یا پروژه‌ای سازمان را یاری دهند چگونه برخورد کنند. آیا این پیمانکاران رقیب بخش‌IT سازمان هستند؟ در این مواقع چنین جملا‌تی به کرات شنیده می‌شود: <چرا مدیریت سازمان، اجرای فلان پروژه را به شرکت یا افرادی بیرون از سازمان سپرده است مگر ما نمی‌توانستیم آن را انجام دهیم؟ پس ما چه کاره‌ایم؟ چرا پول سازمان به جیب آن‌ها برود؟> یک CIO باید درک صحیحی از فلسفه وجودی مفهوم Outsourcing یا <برون‌سپاری امور> داشته باشد. مادامی که چنین بینشی حاصل نشود، مدیریت و پرسنل بخشIT یک سازمان خود را در تقابل با شرکت‌های طرف قرارداد سازمان و به نوعی رقیب او می‌پندارد. 12- آشنایی با حقوق درIT  لازم است مدیر فناوری اطلاعات در هر سازمان یا شرکتی با ابعاد حقوقی مسائل مربوط به کاربری و امنیت فناوری اطلاعات نیز آشنایی لازم را داشته باشد تا هر زمان که لازم شد بتواند در این‌باره  تصمیم‌گیری کند و سازمان را در تعیین خط مشی مناسب در این خصوص یاری دهد. اگر لازم است کاربران فناوری اطلاعات درباره حریم خصوصی خود یا سایر کاربران و نیز موضوعاتی مانند کپی‌رایت، آموزش‌ها و آگاهی‌های لازم را دریافت کنند، CIO می‌تواند برنامه‌های مناسب را تدوین و به اجرا بگذارد. همکاری با واحد‌های حراست سازمان نیز در این زمینه اجتناب ناپذیر است و در عین حال مدیر فناوری اطلاعات باید آگاه باشد که هر آن ممکن است یک پرونده حقوقی مرتبط با IT از سوی اشخاص حقیقی و حقوقی علیه سازمان گشوده شود یا سازمان مطبوع وی خود را ناگزیر از تسلیم یک شکایت حقوقی مرتبط با جرائم رایانه‌ای و شبکه‌ای به دادگاه ببیند. در چنین شرایطی، مدیر فناوری اطلاعات می تواند نقش یک مشاور خوب را برای بالاترین مقام اجرایی سازمان را ایفا کند. پی‌نوشت‌ها : (1) درباره Legacy Systems به مقاله‌ای درهمین زمینه که در شماره 46 ماهنامه شبکه منتشر شده است مراجعه کنید. (2) مفهوم اصطلاح Business Process Reengineering یا مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار طی مقاله‌ای در شماره 47 ماهنامه شبکه توضیح داده شده است. (3) اصطلاح Strategic Inflection Point به تفصیل در کتاب معروف اندرو گرو که به فارسی و با عنوان <تنها بی‌پروایان پایدارند> چاپ شده، توضیح داده شده است.

چطور توسعه فناوری اطلاعات را در سازمان خود طراحی و اجرا کنیم

توضیح ضروری: این مقاله را با دید انتقادی باید خواند. پیش بینی های نویسنده در مورد سال ۲۰۰۵ تحقق نیافته است و آمار ارائه شده در مورد دانشگاههای مجازی جهان، واقع بینانه نبوده است.

منبع: 10 مهر 81 – بخش مقاله ITiran

دکتر علی اکبر جلالی [e-mail]

چکیده
برای موفقیت در طراحی و اجرای برنامه توسعه فناوری اطلاعات در هر سازمان اولاْ باید دانش طراحان و مجریان به روز باشد و از جدیدترین تحولات در این زمینه آگاه باشند و حتی تحولات آتی در این زمینه را نیز در برنامه خود پیش بینی نمایند. علاوه بر آن باید روحیه کار گروهی، انعطاف پذیری (آمادگی پاسخ مناسب به تغییرات)، همکاری و پشتیبانی (به روز نگهداشتن) در اجرای طرحهای تخصصی توسعه فناوری اطلاعات وجود داشته باشد. در این مقاله با توجه به علاقمندی کشورمان در توسعه فناوری اطلاعات و کمبود منابع فارسی در راهنمایی سازمانها به طراحی و اجرای علمی این اقدام مناسب که می‌تواند در صورت انجام موفق، تاثیرات فراوانی در هر سازمان بگذارد پیشنهاداتی ارائه شده است.

مقدمه
بدون شک فناوری اطلاعات در بسیاری از کشورهای جهان به علت ماهیت علمی مبتنی بر توسعه دانش مورد توجه قرار گرفته است. هر کشوری نیز با توجه به توان تخصصی مسئولین کشورشان و میزان اطلاع آنها در توسعه فناوری اطلاعات، پیشرفتهای متفاوتی داشته‌اند.
کشورهای خط مقدم تولید دانش، در این راه نیز پیشگامان استفاده و توسعه سریع این پدیده بوده‌اند و بیشترین منافع را نیز از آن خود کرده ‌اند، و می‌روند تا فاصله دیجیتالی خود را با بسیاری از کشورهای در حال توسعه و عقب مانده زیادتر کنند. طبق اطلاعات شرکت eTForecasts تا سال 2005 میلادی جمعیت استفاده کنندگان اینترنت به 12/1 میلیارد نفر در جهان میرسد. اغلب این رشد مربوط به منطقه آسیا و آمریکای لاتین خواهد بود.
سیستم‌های اینترنت بدون سیم به سرعت در حال رشد است و تا سال 2005 طبق اطلاع همین منبع 60 درصد استفاده کنندگان از این سیستم استفاده خواهند کرد. شبکه‌های باند وسیع و پرسرعت اینترنت در حال کسترش است و با توسعه آن فرهنگ جدیدی در جهان حاکم خواهد شد. گسترش مدارس و دانشگاههای مجازی بسرعت شگفت آوری رو به گسترش است. به عنوان مثال در آمریکا به تنهایی بیش از سه هزار دانشگاه و مدرسه مجازی وجود دارد.
در بعضی از این دانشگاه‌ها روشهای سنتی نادیده گرفته شده است و در بعضی از آنها حتی مدرک دکتری را چند ماهه به افرادی که از پس امتحانات آنها برآیند ارائه می‌دهند. این اقدامات سبب می‌شود که شانس رقابت هر روز بیشتر از روز بعد از آن از بین برود و شرایط جدیدی به سیستم آموزشی جهان در حال تحمیل شدن است. تجارت الکترونیکی مقوله دیگری است که تاخیر در رسیدن به آن می‌تواند خسارات جبران ناپذیری داشته باشد.
نبود دولت الکترونیکی به شدت از کیفیت مدیریت می‌کاهد و موقعیت اداره کشورها را دچار بحران، بی‌نظمی و اختلال خواهد کرد. اگر کمی دقت نکنیم و با سرعت و بصورت علمی و سنجیده به جلو نرویم همین امکانات سنتی را هم که عدم پاسخگو بودن خود را به نیاز هزاره سوم به اثبات رسانده است را نیز از دست خواهیم داد.
نظر به اهمیت موضوع در نوشتار زیر قدمهای لازم برای طراحی و اجرای فناوری اطلاعات در سازمانهای مختلف با تاکید بر مثالهایی برای یک سازمان آموزشی ارائه شده است. اگرچه در در این مجموعه مثالها برای سازمانی مرتبط به آموزش و پرورش مطرح می‌شود اما مقصود از این نوشتار حالت عمومی داشته و لذا این مقاله می‌تواند برای تمام سازمانهای دیگری که توسعه فناوری اطلاعات را در دستور کار خود دارند نیز مفید باشد

طرح توسعه فناوری اطلاعات در سازمانها
برای موفقیت در طراحی و اجرای برنامه توسعه فناوری اطلاعات در هر سازمان طراحان و مجریان باید مشخصات ویژه‌ای که بعضا در این قسمت آمده است داشته باشند.
1- باید دانش طراحان و مجریان به روز باشد.
2- طراحان و مجریان از جدیدترین تحولات در این زمینه آگاه باشند.
3- تحولات آتی در این زمینه را در برنامه‌ها و طرحهای خود ببینند.
4- روحیه کار گروهی، انعطاف پذیری (آمادگی پاسخ مناسب به تغییرات)، همکاری و پشتیبانی (به روز نگهداشتن) در اجرای طرحهای تخصصی توسعه فناوری اطلاعات در سازمان وجود داشته باشد.

1- هدف مشخص از طرح توسعه فناوری اطلاعات در سازمان
در اولین قدم باید کاملا مشخص باشد که سازمان برای جه مقصودی نیاز به توسعه فناوری اطلاعات دارد.
-1آیا آنرا به عنوان یک ابزار واسط برای تنظیم برنامه‌ها و سرعت انجام کارهای جاری می‌خواهد.
-2آیا آنرا برای تغییر اساسی در سیستم سازمان و تغییر چارت سازمان بر اساس امکانات فناوری اطلاعات می‌خواهد و یا به عبارتی می‌خواهد سازمان خود را برپایه IT بنا نهد.
-3آیا می‌خواهد به عنوان منبع در‌آمد و اصل بنای سازمان را بر اساس IT قرار دهد.
-4موارد دیگر.
در هرصورت باید هدف کلی انجام طرح توسعه IT در هر سازمان قبل از شروع کاملاْ مشخص باشد. کاربردهای متفاوت نیاز به بسترهای سخت افزاری و نرم افزاری متفاوتی دارند و مشخص نبودن کاربرد فناوری اطلاعات در یک سازمان می‌تواند هزینه‌های بسیار زیادی را به یک سازمان تحمیل نماید و کارآیی لازم را هم نداشته باشد.

2- مشخص کردن جهت حرکت
اولین مسئله پس از تعین هدف کلی برای طراحان توسعه فناوری اطلاعات باید مشخص کردن جهت حرکت باشد برای اینکار لازم است طراحان دو سئوال زیر را پاسخ دهند. سازمان از نظر فناوری اطلاعات در کجاست؟
سازمان از نظر فناوری اطلاعات به کجا ‌خواهد رفت؟

3- شروع برنامه عملیاتی بر اساس حمایت مدیر سازمان و پیشرفت دائمی
باید بر اساس حمایت قوی مدیر هر سازمان قدمهای عملیاتی طرح شامل موارد ذیل تعیین شود.
تیم طراح توسعه IT سازمان با شرایطی که در ابتدای این مجموعه به آن اشاره شد مشخص شود.
نیازهای اولیه طرح توسعه فناوری اطلاعات شامل کاربردهای سازمان مشخص و مرور شود.
دیدگاه‌های آرمانی (VISION)* و ماموریتها (MISSION) طرح توسعه فناوری اطلاعات در سازمان بر اساس نیازهای کوتاه مدت و درازمدت و با افق بسیار دور تهیه و تبیین شود.
هدفهای کوتاه مدت و دراز مدت رسیدن به این دیدگاه‌های آرمانی مشخص شوند.
دیدگاه‌های آرمانی توسعه فناوری اطلاعات در بین افراد سازمان مطرح و ارتباطات افراد بر اساس آن دیدگاه‌های آرمانی برقرار شود.
عملیات اجرایی تهیه طرح و ارزیابی آن بر اساس نظرات کارشناسی و معیارهای مشخص بررسی مجدد شده و تغییرات لازم در آن انجام شود.
تیم اجرایی که توان انجام طرح آماده شده را داشته باشد انتخاب شود.
یک تیم مکمل شامل حداقل یک نفر از هر واحد درون سازمان و سازمانهای وابسته و طرف سازمان بصورت جداگانه تشکیل شود. بعنوان مثال در یک سازمان آموزشی این افراد می‌توانند از دانش آموزان، والدین، معلمین، مدیران، کتابداران، مامور خرید، تدارکات، تکنسین‌های فنی و نمایندگان دیگری از مجموعه درون هر سازمان باشند. این تیم با آگاهی از آنچه قرار است اتفاق بیفتد به سئوال طراحان پاسخ داده و همکاری آنها انجام طرح را تسهیل می‌کند.
تشخیص تخصص و توان اعضای تیم که بتوانند از پس اجرای طرح بر آیند مسئله مهمی می‌باشد. در صورتیکه توان و تخصص لازم در بین افراد سازمان نباشد باید از بیرون از سازمان کمک گرفته شود. توسعه IT امری علمی، فنی و پیچیده می‌باشد، و نباید از افراد عادی و بدون تخصص انتظار انجام آنرا داشت.
جمع آوری و آنالیز گزارش داده‌ها که ممکن است مثلا در یک سازمان آموزشی شامل امور مرتبط به بخشهای مختلف اداری، برنامه‌های آموزشی، درسها، وضعیت دانش‌آموزان، سخت افزار ارتباطی زیر بنایی مدرسه، سایر امکانات سخت‌افزاری و نرم افزاری، وضعیت نیروی انسانی متخصص فناوری اطلاعات و بسیاری از موارد دیگر باشد.
بررسی نیازهای کارکنان سازمان بعد از آنالیز داده‌ها که منتج به توسعه و بازنگری به دیدگاه‌های آرمانی شود. مثلاْ در یک سازمان آموزشی برای در نظر گرفتن احتیاجات معلمین و دانش‌آموزان ممکن است سئوالات زیر بتواند در توسعه دیدگاه آرمانی تاثیرگذار باشد.
چطور توسعه فناوری اطلاعات می‌تواند به آموختن دانش آموزان کمک کند و روی عملکرد معلمین اثر بگذارد؟ جطور می‌تواند در آموزشهای آتی و برنامه‌های بعدی سازمان تاثیر بگذارد؟
چطور می‌تواند در استراتژی یکپارچه سازی مدیریت و اتصال واحدها به هم تاثیر داشته باشد، تا از تکرار انجام کارها با روشها و سلیقه‌های مختلف در واحدها جلوگیری شود و برآیند حرکت سازمان همواره به جلو باشد؟
چطور می‌تواند همه کارکنان سازمان را درگیر کارهای سازمان نمود تا اتکای سازمان به چند نفر نباشد و تاثیر همگان در مجموعه وجود داشته باشد؟
چطور می‌توان روحیه خلاقیت و اختراع را در بین کارکنان سازمان ایجاد نمود؟
چطور می‌تواند سازمان را به منابع اطلاعاتی جهان مرتبط کند؟
چطور می‌تواند آینده سازمان را با وارد شدن به دنیای دیجیتال تضمین نماید؟
چطور می‌تواند برکیقیت کارها بیفزاید؟
موارد فوق و دهها سئوال دیگر کمک خواهد کرد تا دیدگاه آرمانی تعیین شده در بخش اول مورد بازنگری قرار کرفته و بشکل عملی‌تر و مبتنی بر واقعیات و نیازهای اصلی سازمان تبیین گردد. با فرض مشخص شدن دیدگاهـهای آرمانی و سازماندهی نیروهای مورد نیاز برای توسعه فناوری اطلاعات قدم بعدی توسعه ماموریت و یا انجام کارهای لازم برای رسیدن به اهداف آرمانی یعنی MISSION می‌باشد.

اجرای ماموریت(MISSION) فناوری اطلاعات در سازمان
در این مرحله باید قدمهای اجرایی برای رسیدن به اهداف آرمانی، با فضا سازی مناسب در سازمان در جهت بالا بردن کیفیت انجام کارها با استفاده از فناوری اطلاعات انجام شود. برای این منظور برای انجام ماموریت اجرایی نیاز به تعیین اهداف اجرایی مشخص می‌باشد و باید موارد ذیل مشخص شوند.

-1لیستی از عملیات اجرایی مشخص شود.
-2افراد هر تیم اجرای برای هر عملیات مشخص شده در لیست فوق معلوم شوند.
-3روشهای و برنامه‌های مشخص زمانبندی شده و عملیاتی و قدمهای لازم برای رسید به اهداف هر عملیات بطور جداگانه مشخص گردد.
-4یک برنامه زمانبندی کلی از مجموعه عملیات اجرایی تهیه شود.
در این مرحله باید مجددا دیدگاه‌های آرمانی و ماموریت مورد توجه قرار گیرد و در پایان هر عملیات از رسیدن به آنها اطمینان حاصل شود. اطلاعات بین افراد گروه به مشارکت گذاشته شود و ارتباطات افراد گروه‌ها برقرار گردد. همه افراد گروه باید از همه امور تا حد امکان مطلع باشند تا بتوانند با دانش بیشتر بکار خود ادامه دهند.
در این مرحله باید عملیات جداگانه را جمع بندی نموده و طرح توسعه فناوری اطلاعات را اجرایی نمود. برای اینکار لازم است:
-1برنامه زمانبندی و اقدامات انجام شده زیر نظر قرار گیرند (مونیتور شوند).
بودجه طرح و نیازهای مادی عناصر درون طرح شامل هزینه‌های نیروی انسانی، تجهیزات و ساختمان و سایر هزینه‌ها مورد بررسی قرار گیرد. این هزینه‌ها ممکن است در یک سازمان آموزشی شامل: طراحی و جمع آوری دروس جدید، آموشهای تخصصی ویژه، پی بستر ارتباطی و رایانه‌های مورد نیاز، بودجه نگهداری سیستمها، تکنولوژیهای آموزشی جدید، نرم افزار و هزینه مطالعه برای منابع درآمد یک سازمان باشند.
-2پس از مشخص شدن هر نیاز که به صورت طرح مطرح می‌شود باید زیر مجموعه عملیات لازم و بودجه و نیروی انسانی و سایر اقدامات لازم برای انجام آن با جزئیات کافی مورد بررسی و کارشناسی قرار گیرد. به عنوان مثال در مورد یک سازمان آموزشی باید به موارد ذیل که مربوط به قسمتی از طرح کلان می‌باشد توجه داشت.

توسعه و یکپارچه سازی برنامه‌های درسی
لیست درسهای موجود تهیه شود
مشخص نمودن درسهایی که باید فورا بصورت یکپارچه درآیند.
مثالهایی از پژوهش و تحقیق برای تمرین دانش آموزان تهیه شود.
فناوری به عنوان آموزش جدید دیده شود.

آموختن تخصصی
شناسایی نیازها و اولویتها تخصصی مورد نیاز شناسایی منابع آموزشی و بررسی قرصتهای استفاده از امکانات جهانی
شناسایی کارگاه‌ها، کنفرانسها، گردهمایی معلمین آموزشهای Online.
شناسایی و مشخص کردن بهترین زمان آموزشهای تخصصی به معلمان و کارکنان

ایجاد پی بستر و تنظیم سیستم
سخت افزار
نرم افزار
شبکه‌های مورد نیاز
تعمیر و نگهداری
تنظیم بودجه برای به روز رسانی و نگهداری سیستمها

تهیه قوانین مورد نیاز
شناسایی و تهیه قوانین فناوری اطلاعات مورد نیاز
آموزش قوانین IT به کارکنان
مطالعه قوانین جهانی و به روز نگهداشتن آنها
مطالع مجدد قوانین سازمان و اعمال تغییرات لازم در صورت نیاز در آنها.

بررسی امکانات فناوری برای حل مسائل خاص
آموزش خاص برای افرادی با محدویتهای متفاوت در بینایی، شنوایی، زبانی (لال و لکنت زبان)، ناتوانی جسمی و سایر مشکلات فیزیک افراد خاص.

بررسی امکانات فناوری برای حل بسیاری از مسائل دیگر
فناوری اطلاعات می‌توانند در بسیاری از امور سازمانها در زمینه‌های مختلف از جمله موارد ذیل تاثیر گذار باشد.
در روابط عمومی سازمانها
در انتشارت
پژوهش و تحقیقات
• در ملاقاتهای مجازی و کنفرانسهای راه دور برای مدیران
• در برنامه‌های گردش اداری بدون کاعذ
• • در نظرخواهیهای online و ارزیابی خدمات سازمانها در بالا بردن کیفیت خدمات سازمانها و بروز بودن خدمات اداری
• در ارائه خدمات سازمان

• بعد از انجام اقدامات فوق دیدگاه‌های افراد درگیر طرح وسیعتر شده و فرصت جدیدی برای سازمان بدست می‌آید تا یک بار دیگر طرح توسعه فناوری اطلاعات سازمان مورد نظر مورد ارزیابی مجدد قرار گیرد و با اصلاح مشکلات احتمالی آنرا برای بهره‌برداری در اختیار سازمان قرار دهد. طراحی و توسعه فناوری اطلاعات امری پیچیده و تخصصی می‌باشد و برای تسلط کافی به تمام ابعاد آن نیاز به گذراندن دوره‌های تخصصی ویژه می‌باشد.

*تعریف دیدگاه آرمانی: دورنمای مشخصی که در عین جامع بودن، در بیانی ساده و شفاف ارائه شود و جنبه شعاری داشته و بتوانند شور، انگیزه و هماهنگی لازم را در همسو کردن فعالیتهای یک سازمان برای انجام رسالتی خاص، بوجود آورد، دیدگاه آرمانی یا Vision ‌گویند.