تعریف پروژه برای کارگاه آموزش تکمیلی اتوماسیون اداری

در هفته آینده با برگزاری دو کلاس، مرحله اول کارگاه آموزش تکمیلی اتوماسیون اداری به پایان خواهد رسید. این کارگاه را می توان به همین صورت و با همین مدرسان٬ برای سایر مجتمع ها و شرکتهای وزارت نیرو که از نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم استفاده می کنند٬ برگزار کرد. البته زمان کارگاه بسیار فشرده بود و به نظر می رسد برای ارائه همه مطالب٬ به دو برابر زمان تخصیص داده شده نیاز باشد.

اما چرا از مرحله اول صحبت شد؟ زیرا همچنان که در یادداشت پیشنهاد تولید لوح فشرده برای همه کارگاههای آموزشی بیان شده است، همه کارگاهها را می توان با مرحله دوم که انجام پروژه و تولید لوح فشرده است، تکمیل نمود.

در کارگاه آموزش تکمیلی اتوماسیون اداری بیش از ۵۰ نفر از عزیزان همکار شرکت کردند. برای همه این بزرگواران پروژه های زیر پیشنهاد می شود تا در مدت معینی، مثلاً تا پایان تیرماه، پروژه خود را تکمیل کنند و تحویل دهند. گزارش نهایی پروژه به صورت تایپ شده تحویل گرفته می شود. هر پروژه به نام فرد یا افرادی که آن را تهیه کرده اند، در لوح فشرده کارگاه درج می شود و به این ترتیب، یک بسته آموزشی به دست می آید که برای همگان قابل استفاده خواهد بود.

پروژه ها به پنج گروه تقسیم می شود و در هر گروه٬ عناوین مختلف و ظرفیت هر عنوان مشخص شده است. هر یک از عزیزان می تواند برای انجام پروژه دلخواه خود ثبت نام کند. توضیحات بیشتر در مورد هر پروژه به مجری یا مجریان آن توضیح داده خواهد شد. این گروهها به شرح زیر تعریف می شود:

1. پروژه عملی: برای حل یکی از مسایل موجود در محل کار و با استفاده از امکانات اتوماسیون (ارجاع نامه٬ ارسال پیام٬ ایجاد پرونده٬ تنظیم قرار و ...) و یا بررسی این امکانات تهیه می شود. پس از پایان کار٬ گزارشی در مورد کار انجام شده و مراحل و نتیجه آن و نیز تایید مدیر ذیربط در مورد سودمندی آن ارائه می گردد که در لوح فشرده درج خواهد شد.
2. بیان اشکال: با بررسی و تجربه عملی در یک قسمت خاص اتوماسیون٬ ۳ اشکال منطقی درباره آن بخش نوشته می شود. اشکال وارده نباید ناشی از سطح دسترسی باشد. لذا لازم است تایید راهبر سیستم در مورد این که اشکال وارده ناشی از سطح دسترسی نیست، ضمیمه گزارش شود. همچنین پیشنهادی که می تواند به سلیقه برنامه نویس مربوط باشد، اشکال منطقی محسوب نمی گردد. اشکالات پراکنده که به بخش های مختلف سیستم اتوماسیون مربوط باشد پذیرفته نخواهد شد. گزارش اشکالات همراه با تایید راهبر سیستم٬ در لوح فشرده درج می شود و یک نسخه از آن برای رفع اشکال در اختیار همکاران سیستم قرار خواهد گرفت تا در زمان معینی نسبت به رفع آن اقدام کنند.
3. نوشتن مقاله: در هر مورد نظری یا کاربردی که به سیستم اتوماسیون یا کاربرد آن در ایران یا در محل کار مرتبط باشد٬ می توان مقاله ای تنظیم کرد. این مقاله حداقل باید حاوی قسمت های فرضیه یا سئوال٬ تجزیه و تحلیل،نتیجه گیری و پیشنهاد باشد. همه مقالات در لوح فشرده درج می شود. مقاله های مفید تر در نشریات مختلف موسسه یا سایر نشریات منتشر خواهد شد.
4. ترجمه: می توان یک نوشته در مورد اتوماسیون را که حداقل مطالب آن ۵ صفحه A4 با فونت ۱۰ باشد و تاکنون ترجمه نشده باشد٬ تهیه و ترجمه کرد. ارائه اصل مقاله همراه ترجمه آن ضروری است. همه ترجمه ها در لوح فشرده درج می شود. ترجمه های مفید تر در نشریات مختلف موسسه یا سایر نشریات منتشر خواهد شد.
5. گردآوری: می توان از طریق اینترنت یا کتابها و نشریات موجود، حداقل ۳ مقاله غیر تکراری که مطالب هریک کمتر از پنج صفحه نباشد٬ تهیه نمود. مطالب به صورت تایپ شده و با ذکر منبع پذیرفته می شود. ملاک تکراری نبودن٬ مقالات رسیده و موجود در زمان تحویل مقاله است.

پروژه ها را می توان از جدول زیر انتخاب کرد:

گروه	عنوان پروژه	تعداد	تیم	جمع
۱	تشکیل پرونده شخصی	۳		۳
۱	بایگانی دیجیتال امور یا دفتر	۶	۲	۱۲
۱	درخواست خروجی شخصی یا اداری	۱		۱
۱	پیگیری درمان همگانی با مسئول درمان	۱	۲	۲
۱	کنترل نامحسوس کارمند و مدیر	۴	۲	۸
۱	سفارش غذای هفتگی کارکنان	۱		۱
۱	شناسنامه آموزشی همکاران	۱	۲	۲
۱	تشکیل جلسه	۲	۳	۶
۱	جمع آوری اخبار هفتگی امور	۶		۶
۱	شماره تلفنهای داخلی	۱		۱
۱	مناسبتهای فرهنگی با تاریخ و مطلب و عکس	۱		۱
۱	مجوز اضافه کار روز تعطیل	۱		۱
۱	مرخصی روزانه	۱		۱
۱	درخواست آژانس	۱		۱
۱	پرداخت هزینه های شخصی	۱		۱
۱	پرداخت هزینه انجام قرارداد	۱		۱
۱	درخواست کالا و درخواست خرید	۱		۱
۱	درخواست تنظیم قرارداد	۱		۱
۱	مراحل کمیسیون مناقصه	۱		۱
۱	تحویل چک همکاران	۱		۱
۱	توضیحات فیش حقوق	۱		۱
۱	توضیحات حکم	۱		۱
۱	برنامه اتاق کنفرانس	۱		۱
۱	تولد همکاران	۱		۱
۱	آدرس ایمیل و تحصیلات همکاران	۱		۱
۱	برنامه جلسات سالانه معاونت	۲		۲
۱	قرار ملاقات های دفتر برای مدیر	۵	۲	۱۰
۱	گرافیک و برنامه لوح فشرده کارگاه	۱	۴	۴
۲	بیان اشکال	۳		۳
۳	مقایسه امنیت در سیستم دستی و مکانیزه	۱		۱
۳	دسترسی به اطلاعات: بایدها و نبایدها	۱		۱
۳	معایب وجود همزمان دو سیستم دستی و مکانیزه	۱		۱
۳	مزایای تعیین جانشین در مقایسه با واگذاری کد	۱		۱
۳	مقایسه مبادله اطلاعات از طریق شبکه داخلی و اتوماسیون	۱		۱
۳	مزایا و معایب بایگانی دیجیتال در اتوماسیون اداری	۱		۱
۳	نحوه تبدیل دستورالعمل ها٬ مناسب با اتوماسیون	۱		۱
۳	سایر مقالات	۳		۱
۴	ترجمه	۵		۵
۵	گردآوری	۵		۵
جمع				۹۴

پیشنهاد تولید لوح فشرده برای همه کارگاههای آموزشی

کارگاه آموزشی آیین نامه معاملات صنعت برق در دی ماه سال ۱۳۸۴ توسط واحد تهران موسسه آموزش عالی علمی - کاربردی صنعت آب و برق برگزار گردید. لوح فشرده ای که برای این کارگاه تهیه شد٬ مجموعه نسبتاً کاملی حاوی مطالب کارگاه و قوانین و مقررات مرتبط با آن بود که در زیر٬ یکی از مطالب آن را ملاحظه می کنید. این لوح هم اکنون نیز از طریق واحد تهران یا دفترمرکزی موسسه قابل تهیه است.

به دلایل زیر٬ تهیه این لوح های فشرده برای همه کارگاهها و دوره ها پیشنهاد می شود:

1. ما در عصر اطلاعات زندگی می کنیم. در باره هر مطلب٬ اطلاعات فراوانی وجود دارد که همه آنها را نمی توان در یک کلاس یا کارگاه٬ به دانشجویان و شرکت کنندگان ارائه کرد.
2. تهیه لوح فشرده هزینه زیادی در بر ندارد.
3. در متن دیجیتال می توان مطالب را به خوبی طبقه بندی کرد.
4. می توان برای کارگاهها و دوره ها٬ پروژه هایی تعریف کرد تا شرکت کنندگان و دانشجویان٬ خود به گردآوری مقالات یا تولید آنها و تالیف و ترجمه دست بزنند. همه این مقالات را می توان در لوح فشرده یاد شده به اسم خود افراد گردآوری کرد. این کار انگیزه مضاعفی برای دانشجویان ایجاد می کند.
5. این کار خدمت به تولید علم است. لوح فشرده حاصل را می توان در اختیار عموم قرار داد.
6. دیگران می توانند کار را ادامه دهند و مطالبی بر لوح فشرده بیافزایند. به ویژه اگر مطالب به صورت متن قابل جستجو نوشته و نگهداری شود٬ تاثیری دو چندان دارد.
7. در صورت لزوم می توان مجموعه حاصل را به صورت کتاب نیز منتشر کرد.

-----------------

مقدمه ای برای لوح فشرده کارگاه

مناقصه از نقص و کاستن، و مزایده از زیاد کردن گرفته شده است. طبیعی است که خریدار همواره خواهان کاهش قیمت (مناقصه) و فروشنده همیشه به دنبال افزایش قیمت (مزایده) باشد. از این نظر می توان گفت که همه افراد حقیقی و حقوقی، و بنگاه های اقتصادی اعم از دولتی یا خصوصی، خریدهای خود را طبق فرایند مناقصه ، و فروش خود را به روش مزایده انجام می دهند. پس اگر در آیین نامه معاملات هر شرکتی گفته می شود کلیه معاملات شرکت از طریق مناقصه (مزایده) صورت می گیرد، جای تعجبی ندارد.

    اما این مفهوم کلی، در بخش دولتی برای حالت خاصی، ضوابط و مقررات و مراحل معینی پیدا می کند و تعریف کاملتر و مختص به خود دارد. با تقسیم بندی معاملات به کوچک، متوسط و بزرگ، نوعی از مناقصه (مزایده) تعریف می شود که در آن آحاد جامعه یا اشخاص حقیقی و حقوقی دارای صلاحیت، از حق مساوی برای شرکت در آن برخوردارند.

    پس در اینجا دیگر هدف مناقصه (مزایده)، مقرون به صرفه بودن برای دستگاه خریدار (فروشنده) نیست، بلکه اهداف دیگری نظیر عدم تبعیض بین فروشندگان (خریداران) یاد شده که صاحب حق هستند، پاسخگویی به جامعه و نهادهای مسئول در مورد رعایت این حقوق، حمایت از صنایع داخلی، کارآفرینی و اهداف عمومی اجتماعی دیگر نیز مطرح می شود.

    اتفاقا همین فرایند معاملات بزرگ بخش دولتی است که به درستی در جامعه به عنوان مناقصه (مزایده) شناخته می شود. این مناقصه (مزایده) در بخش خصوصی چندان مطرح نیست زیرا در آنجا منابع مالی به تمام جامعه تعلق ندارد تا انجام معامله با این یا آن شخص مجاز نباشد و زیر سؤال برود. بخش خصوصی مکلف نیست که برابری اجتماعی را در معاملات خود لحاظ کند و جامعه نیز امتیاز قائل شدن بخش خصوصی برای یک خریدار را سوء استفاده تلقی نمی کند. بدیهی است که هر شخص در تصمیم گیری برای اموال و دارایی و سرمایه خود آزاد است. اما در بخش دولتی، "خود" همه جامعه را شامل می شود و اموال و دارایی ها ملک طلق شرکت دارنده آن نیست. در نتیجه این شرکت، باید فرایند مناقصه (مزایده) را (با مفهوم خاص آن برای معاملات بزرگ) رعایت کند.

    از آنجا که بخش دولتی معمولا کالا یا خدمات را برای کسب سود تولید نمی کند، پس در این بخش مزایده کمتر مطرح خواهد بود. در واقع مزایده فقط برای کالاهی اسقاط و از رده خارج، یا راکد و غیر مورد نیاز و یا برای واگذاری تجهیزات و تأسیسات به بخش خصوصی به منظور توانمند ساختن آن بخش یا فارغ شدن دولت از فعالیت اجرایی و کاهش تعدی گری مطرح می شود. در سایر موارد، خرید یعنی مناقصه مطرح می شود.

    برگزاری این مناقصه ها نه تنها قیمت و کیفیت کالا و خدمات را برای بخش دولتی متناسب می کند، بلکه بخش خصوصی را هم به جنب و جوش وا می دارد و فرصت خوبی برای حضور آن بخش در یک بازار مطمئن و بزرگ فراهم می آورد. بی سبب نیست که در اقتصاد جهانی، سالانه حدود یک هزار میلیارد دلار از طریق همین مناقصه ها جابجا می شود. در هر کشور، 15-10 درصد از تولید ناخالص ملی را دولتها صَرفِ خرید کالا و خدمات طبق روال مناقصه خود می کنند. در ایران نیز حجم مالی مناقصه ها در هر سال حدود ده میلیارد دلار بوده است.

مدیر کل جدید دفتر فن‌آوری اطلاعات وزارت نیرو منصوب شد.

به گزارش سایت خبری وزارت نیرو در تاریخ ۲۳/۳/۸۶ مهندس پرویز فتاح، وزیر نیرو٬ به پیشنهاد معاون تحقیقات و منابع انسانی٬ در حکمی رضا راعی عزآبادی را به عنوان مدیر کل دفتر فن‌آوری اطلاعات منصوب کرد.

در این حکم، اهم وظایف مدیر کل دفتر فن‌آوری اطلاعات به شرح زیر ذکر شده است:

• تدوین نظام ارتباطات به هنگام در صنعت آب و برق
• مطالعه و بررسی مستمر فن‌آوری نوین اطلاعاتی مورد نیاز صنعت
• تدوین و استقرار نظام آماری و اطلاعاتی در وزارت‌نیرو
• مدیریت و راهبری اطلاعات علمی، اسناد و کتابخانه
• ایجاد بانک اطلاعاتی صنعت و به روز رسانی آن
• مطالعه و ارایه سیستم مکانیزه برای ارایه خدمات به مشترکین صنعت آب و برق