وزارت نیرو مجموعاً دارای 95 مرکز اسناد و کتابخانه می باشد که بخش برق با 49 مرکز بیشترین سهم را از نظر تعداد مراکز در مجموعه وزارت نیرو دارد. بخش آب با 21 مرکز در جایگاه دوم و بخش آب و فاضلاب با 13 مرکز در رده آخر قرار دارد.
هر 12 موسسه آموزشی و تحقیقاتی دارای مرکز اسناد و کتابخانه می باشند.
الف – وضعیت کلی مراکز اسناد، آرشیو فنی و کتابخانه های مجموعه وزارت نیرو :
تعداد کل مدارک موجود و ثبت شده در وزارت نیرو 740 هزار مدرک است. از این تعداد 607 هزار (95 درصد) از مدارک مکتوب و 250 هزار مورد (4 درصد) غیر مکتوب است. همچنین از تعداد کل مدارک، 262 هزار مدرک (35 درصد) تخصصی (یعنی مربوط به حوزه های مرتبط با وظایف وزارت نیرو است) و 49 هزار مورد (7 درصد) مدارک در حوزه های عمومی است.
ب- وضعیت تطبیقی مراکز اسناد، آرشیو فنی و کتابخانه های مجموعه وزارت نیرو:
بخش برق با 315 هزار مدرک (43 درصد) از کل مدارک مجموعه وزارت نیرو در بالاترین رده قرار دارد. پس از آن موسسه های آموزشی و تحقیقاتی با 150 هزار مدرک (20 درصد) در رده دوم و بخش آب با 135 هزار مدرک (19 درصد) در رده سوم است. بخش آب و فاضلاب با 25 هزار مدرک (3 درصد) کمترین سهم از مجموع مدارک وزارت نیرو را دارد.
در کل مجموعه وزارت نیرو 155 نفر در مراکز اسناد، آرشیو فنی و کتابخانه ها فعالیت می کنند، که 102 نفر (66 درصد) دارای مدرک کارشناسی و بالاتر و 53 نفر (34 درصد) دیپلم و فوق دیپلم می باشند. (همچنین 34 نفر
(22 درصد) آنها دارای رشته های مرتبط با کتابداری می باشند.
از 155 نفر فعال در مراکز وزارت نیرو، بخش برق با 60 نفر (39 درصد) بیشترین تعداد را دارد. پس از آن بخش آب با 29 نفر (19 درصد) دوم، موسسه های آموزشی و تحقیقاتی با 22 نفر (14 درصد) در رده سوم و بخش آب و فاضلاب با 12 نفر (8 درصد) در آخرین رتبه قرار دارد.
و اما مرکز اسناد و کتابخانه وزارت نیرو:
کتابخانه وزارت نیرو در سال 1361 از ادغام کتابخانه های پراکنده در دفاتر حوزه ستادی تشکیل و پس از جمع آوری مدارک از مراکز مختلف با عنوان "کتابخانه و اسناد" فعالیت خود را آغاز نمود.
با بررسی های کارشناسی و تغییر ساختار وزارت نیرو، همچنین ضرورت و درک تغییرات بنیادی نظام های اطلاعاتی پیشرفته، این بخش با اهداف و شرح وظایف جدید به "مرکز اطلاعاتی علمی، اسناد و کتابخانه" وزارت نیرو تغییر نام داد. در واقع این مرکز با آگاهی به آخرین علم اطلاع رسانی بسوی ایجاد یک نظام یکپارچه از کتابخانه های مجازی و دیجیتالی در صنعت آب و برق کشور حرکت می کند.
مرکز اطلاعات علمی، اسناد و کتابخانه وزارت نیرو که امروز شاهد افتتاح آن هستیم دارای 90 هزار رکورد و 60 هزار مدرک شامل: 23 هزار نسخه در قالب 6 هزار عنوان کتاب فارسی و لاتین، 26 هزار نسخه گزارش فارسی که بالغ بر 9200 عنوان است، 45 عنوان پایان نامه و 2500 عنوان گزارش لاتین و سایر مدارک مانند استانداردها، قراردادها،
نقشه های اندازه بزرگ از طرح های آب و برق و مواد غیرچاپی حدود 9 هزار مدرک است.
این مرکز در واقع چهره جدیدی از یک مرکز اطلاعاتی علمی است که به آخرین فن آوری های ارتباطی و
اطلاع رسانی مجهز شده است که دارای بالاترین کارایی را در سیستم های اطلاعاتی به شرح زیر است:
1- اتصال به مراکز اطلاعاتی و کتابخانه های ملی 43 کشور جهان از طریق شبکه ارتباطی
2- یکپارچه کردن شبکه نرم افزاری جستجوی منابع و مدارک تعداد 30 مرکز صنعت آب و برق و دانشگاه
3- ایجاد بخش دیداری و شنیداری که مجهز به 6 دستگاه DVD و VCD و کپچر (تبدیل کننده) که قابل استفاده برای مخاطبین است.
4- اتصال به یک کتابخانه مجازی عمومی که امکان استفاده از مدارک و منابع آنی در محل مرکز وجود دارد.
5- اتصال به 29 روزنامه الکترونیکی که در حال حاضر قابل استفاده برای بهره برداران می باشد.
6- اتصال به 15 موتور جستجوی منابع که دو مورد از آنها تخصصی بوده و امکان دسترسی به اطلاعات موردنظر را به سهولت فراهم می کند.
7- ایجاد امکانات کتابخانه دیجیتالی و امکان اتصال به شبکه وب برای دسترسی آسان.
8- اتصال به مراکز اطلاعاتی تخصصی صنعت آب و برق از طریق پایگاه های اطلاعاتی
9- آبونمان نشریات الکترونیکی (در دست اقدام) و 2 پایگاه اطلاع رسانی تخصصی مقالات که قرارداد آن از طریق جهاد دانشگاهی انجام شده است.
10- همچنین این مرکز اقدامات لازم را درخصوص اشتراک مجلات تخصصی ذیل را در راستای آخرین
یافته های علمی و پژوهشی انجام داده است.
آب و فاضلاب
1- Water and Wastewater International
آب
2- Water Research
برق
3- IEEE Tranactions in Engineering Management
مدیریت
4- Safety Management
کامپیوتر
5- PC Magazine
این مرکز دارای سه واحد اطلاعات علمی – کتابخانه – واحد اسناد می باشد :
1- واحد اطلاعات علمی : این واحد وظیفه اطلاع رسانی و تامین نیاز گروه های مطالعاتی به صورت الکترونیکی با استفاده از پایگاه های اطلاعاتی داخلی و خارجی با توجه به فناوری اطلاع رسانی در حوزه های مختلف صنعت آب و برق را به عهده دارد.
2- واحد کتابخانه و سازمان دهی منابع: این واحد وظیفه تامین و سازماندهی منابع و مدارک چاپی (کتاب، نشریه، گزارش، پایان نامه، نقشه) و منابع غیرچاپی (لوح فشرده، فیلم ویدئو، نوار کاست، میکروفیش، میکرو فیلم و ...) برای تامین نیازهای تحقیقاتی و پژوهشی همکاران، محققان و علاقه مندان صنعت آب و برق را بر عهده دارد.
3- واحد اسناد: این واحد وظیفه جمع آوری، نگهداری و تحلیل اطلاعات اسناد علمی، تاریخی و بین المللی در حوزه صنعت آب و برق و تقویت پایگاه اطلاعاتی این گونه اسناد را بر عهده دارد.
تعداد کارکنان این مرکز 7 نفر است که یک نفر کارشناس ارشد کتابداری، یک نفر کارشناس کتابداری، یک نفر مدیریت، دو نفر ارتباطات و تکنولوژی ارتباطات و دو نفر کتابدار است که دارای بخش های دیداری و شنیداری، بخش جستجوی اسناد اداری و مدیریت و میز امانت، بخش مطالعه و بخش مخزن است.
در سالن این مرکز ظرفیت بارگذاری 50 هزار مدرک در نظر گرفته شده است و مخزن این مرکز نیز 50 هزار مدرک ظرفیت بارگذاری دارد.
این مرکز دارای سالن مطالعه با ظرفیت 40 نفر است که میزهای آن مجهز به شبکه اینترنت و چراغ مخصوص مطالعه و پریزهای اضطراری برق است.
منشور و اهداف مرکز اطلاعات علمی، اسناد و کتابخانه :
1- استاندارد سازی و یکسان سازی کتابخانه ها و مراکز اسناد کلیه شرکت ها و موسسه های وزارت نیرو
2- تهیه بانک اطلاعات حوزه نشر، ارزیابی و نظارت کامل بر چگونگی کمی و کیفی انتشارات صنعت آب و برق و غنی سازی منابع مطالعاتی در کلیه حوزه های مختلف وزارت نیرو
3- ایجاد بانک اطلاعات الکترونیکی مدارک علمی، نظامنامه ها، استانداردها، آئین نامه ها، دستورالعمل ها و سایر اسناد علمی مرتبط با صنعت آب و برق از طریق شبکه های الکترونیکی
4- اشتراک مخزنی بین کلیه مراکز علمی و کتابخانه های مرتبط با موضوع صنعت آب ، برق، و انرژی با استفاده از فناوری اطلاعات و دسترسی الکترونیکی به منابع اطلاعاتی
5- پیگیری و حرکت به سمت ایجاد کتابخانه های مجازی، کتابخانه دیجیتالی و استفاده کاربران و مخاطبان این مرکز از امکانات On Line مراکز علمی ایران و سایر کشورها
6- ایجاد بسترهای لازم و تهیه امکانات مطلوب برای محققان، پژوهشگران، مدیران، دانشجویان و علاقه مندان به صنعت آب ، برق، آب و فاضلاب و انرژی، محیط زیست و سایر حوزه های علمی مرتبط با صنعت آب و برق به منظور استفاده از آخرین دست آوردهای علمی و پژوهشی در ایران و سایر کشورها
7- شناسایی ظرفیت های تحقیقاتی، علمی و مدیریتی مرتبط با صنعت آب و برق به منظور استفاده گروه های تحقیقاتی و مدیران دورن و برون سازمانی و فراهم کردن راه های دسترسی آسان به آنها
8- ایجاد "اتاق فکر" به عنوان امکانی برای اجتماع نخبگان و ایده