لزوم استفاده جامع از سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون امکانات فراوانی فراهم می کند که در موسسات و شرکتهای ایرانی تنها بخش کوچکی از این امکانات به کار گرفته می شود. به همین دلیل ما از سیستم های دستی مکانیزه به صورت موازی استفاده می کنیم و این معجون در برخی موارد ، به جای گره گشا بودن، بر آشفتگی کارها می افزاید. چه بسا بخشی از یک کار در سیستم مکانیزه و بخش دیگر آن در سیستم دستی ارجاع می شود و در نتیجه، سوابق کار مخدوش می گردد، انسجام آن گسیخته می شود و دوباره کاری صورت می گیرد.

این عمل دوگانه، بیش از آن که به ناآشنایی با امکانات سیستم اتوماسیون مربوط باشد، از رسوب و مقاومت عادتهای کهنه بر می خیزد. وجود اصطلاحاتی نظیر کاغذبازی، دفتر، دفترمرکزی، دبیرخانه، مکاتبه و نظایر آن همه حاکی از اعتماد فرهنگی ما به کاغذ مشهود، و بی اعتمادی ما به بایت نامشهود است.

این عادتها موجب می شود که برخی از کارکنان حتی نامه های موجود در سیستم را چاپ کنند و با آرامش خاطر، دستورات یا توضیحات خود را روی آن بنویسند. همین چسبیدن به روشهای فرسوده، موجب می شود کمدهای ادارات، آکنده از نامه هایی باشد که تکراری، حجیم و غیرقابل استفاده است. زیرا برای کامل بودن سیستم بایگانی دستی، لازم است یک نامه در تمام پرونده هایی که به موضوع آن مربوط می شود کپی گردد و این کار وقتگیر، با افزایش حجم بایگانی، مانع جستجوی یک مطلب در یک پرونده می شود.

البته اشکالاتی که گاهی در سیستم اتوماسیون به وجود می آید، موجب می شود که به حق از سیستم های موازی استفاده شود. متاسفانه اتوماسیون گاهی در دسترس نیست و شاید به همین دلیل در برخی از شرکتها، در شبکه داخلی و در ورای اتوماسیون، بخشی برای ثبت و انتقال اطلاعات به وجود آید و یا پرونده های دستی حاوی مکاتبات نگهداری شود. البته راه درست برای رفع نقیصه ناپایداری سیستم اتوماسیون، تقویت سیستم است.  ایجاد سیستم موازی، از آنجا که موجب می شود وظایف روزمره کمابیش انجام گردد، به تقویت سیستم اتوماسیون منجر نخواهد شد.

با توجه به آنچه گفته شد، به نظر می آید لازم باشد استفاده موازی از هر دو سیستم دستی و مکانیزه، با صدور بخشنامه همزمان با فرهنگ سازی، ممنوع و متروک گردد. همچنین لازم است سیستم بایگانی اتوماسیون اداری مورد استفاده گسترده قرار گیرد و به تدریج روش دستی بایگانی حذف گردد.