دوره آموزشی یک روزه سیستم نرم افزاری گردش مکاتبات بدون کاغذ

دوره آموزشی یک روزه سیستم نرم افزاری گردش مکاتبات بدون کاغذ در واحد آموزشی مازندران اجرا شد.

این دوره به درخواست واحد استانی دانشگاه جامع علمی کاربردی , با همکاری حوزه معاونت دانشگاه جامع و با هدف حذف کاغذ از مکاتبات دانشگاه جامع با مراکز آموزشی طراحی و به اجرا در آمد. شرکت کنندگان در دوره روسای مراکز آموزشی و یک نفر کارشناس کامپیوتر از هر مرکز بودند.

این سیستم به صورت مستقیم On Line و از طریق اینترنت سرویس دهی نموده و امید است با برقراری کامل آن سرعت مکاتبات افزایش قابل توجهی یابد.

   محمدرضا حسن پور                                              روبط عمومی واحد مازندران

جمع آوری اخبارهفتگی واحدها

بنام  خدا

پروژه

موضوع: جمع آوری اخبارهفتگی واحدها       تهیه کننده: حمید امید

در یک سیستم اداری، اخبار و اطلاع رسانی دقیق نقش مهمی ایفا می کند. یک خبر در صورتی قابل توجه و دارای اعتبار می باشد که دارای منبع مشخص و تایید لازم از نظر صحت وسقم باشد.

در سیستم سنتی گذشته اخبار به صورت عامیانه وبه صورت دیداری مبادله می شد، گاه خبرها تکراری بود و یا دیر به اطلاع همگان می رسید. در سیستم جدید تر اخبار به صورت مکالمه تلفنی و از طریق نمابر اطلاع رسانی می شد، که نسبت به نوع قبلی از اعتبار بیشتری برخوردار می باشد. با گذشت زمان دست اندر کاران سازمان ها به سراغ فرم های اداری رفته وبا تهیه فرم مخصوص خبر و ارسال آن به واحد مربوطه، تهیه خبر در مدت زمان معلوم را در خواست می کردند. در این روش مبادله خبر و ارسال آن بر طبق زمان بندی لازم صورت نمی گرفت و گاه بعضی از واحدها از فرم خبر خود اطلاعی نداشتند و از ارسال خبر باز می ماندند و در عوض، توجیه های خود را ارائه می دادند.

سرانجام حلال تمام مشکلات روشهای فوق به بازار آمد . اتوماسیون دیگر جایی برای توجیه وشانه خالی کردن از تهیه و ارسال خبر باقی نگذاشت، زیرا سیستم همه اطلاعات لازم و از جمله زمان درخواست و زمان ارسال خبر را ثبت می کند.

در دنیای امروز که عده زیادی از مردم به رایانه دسترسی دارند، دیگر جای نگرانی در مورد ارتباط کاری فرد با سازمان خود وجود ندارد. سیستم اتوماسیون کار ثبت و انتقال خبر را نیز آسان نموده است. فرد مورد نظر با مراجعه به کارتابل ، صندوق پستی و ایمیل خود از کاری که به او محول شده است آگاهی پیدا می کند و در صدد انجام آن برمی آید.

 در مورد خبر وجمع آوری آن از واحدهای مختلف موسسه چند راه وجود دارد.

1-      از طریق ارسال پیام

در حال حاضر مبادله پیام از طریق صندوق پستی و از قسمت ارسال پیام ساده ترین شیوه است. در این روش هر یک از همکاران می تواند با مراجعه به گزینه ارسال پیام از بخش تسهیلات ، با انتخاب کاربر که می تواند شخص، گروه و یا کل مجموعه سازمان باشد، پیام خود را تایپ نموده و ارسال کند. به طور مثال می نویسد : همکار گرامی   لطفاً اخبار جدید  مربوط به واحد خود را در ظرف مدت ... روز به صندوق پستی اینجانب ارسال کنید. در این روش سطح دسترسی افراد به یکدیگر نامحدود است و همه می توانند با هم ارتباط برقرار کرده و مبادله خبرنمایند. نکته جالب اینکه هیچکس از متن خبر و صندوق پستی دیگری اطلاعی ندارد و از این نظر، امنیت خبرحفظ می شود. تنها یک فرهنگ سازی مورد نیاز است تا کاربران در طول روز به سراغ صندوق پستی خود بروند و از آن بی اطلاع نباشند.

2-      از طریق نامه های داخلی  

در این روش فرد با مراجعه به گزینه  نامه های داخلی از بخش مکاتبات اداری  با مشخص کردن موضوع، متن لازم راتایپ نموده وبه شخص مورد نظر ارجاع می دهد. در اینجا تنها به واحدی که در آن هستیم و با آن ارتباط مستقیم کاری داریم  دسترسی  وجود دارد. یعنی در واقع میان واحدهای مختلف یک سد ارتباطی وجود دارد که این یک  نقطه ضعف برای ارتباط با سایرین می باشد. پس به جرات می توان گفت از این گزینه نمی توان برای جمع آوری خبر استفاده بهینه نمود چرا که ما نیازمند اخبار تمامی امور یک سازمان می باشیم. از طرفی اگرسطح  دسترسی فرد به همه وجود داشته باشد شاهد یک تداخل و ترافیک سنگین کاری خواهیم بود که این مغایر با سیستم صحیح وسالم در یک سازمان است، زیرا اتو ماسیون برای سرعت بخشیدن و حفاظت اطلاعات  می باشد . 

3-      از طریق پرونده

در این روش هنوز سطح دسترسی برای افراد در به اشتراک گذاشتن پرونده ها تعریف نشده است و علت مشخصی هم در این زمینه وجود ندارد. گفته می شود اتوماسیون در این آیتم جای هیچگونه فعالیتی را برای افراد باز نکرده است. به نظر من شاید مسئله امنیت برای نامه ها ومکاتبات اداری درنظر گرفته شده است تا شخص متوجه نامه ها و اطلاعات موجود در پرونده دیگران نشود. اما در واقع راهی برای درج در پرونده وجود دارد. این راه را می توان چنین بیان کرد که ما از طریق نامه داخلی متن خود را به همراه فرم تهیه خبر به اقدام کننده که عضوی از مجموعه همان واحد یا امور محسوب می شود ارسال می کنیم. البته لازم است قبل از این کار، ما پرونده جدیدی ایجاد کرده باشیم تا زمان رسیدن اخبار ، آن را در پرونده به اسم شخص ارسال کننده قرار دهیم . بدین ترتیب ما در پرونده خود نامه های ارسالی همکاران امور خود را می توانیم مشاهده نماییم.

در اینجا نمونه ای از فرم درخواست خبر  را ملاحظه می کنید:

بنام خدا

امور محترم : لطفاً خبرهای مربوط به امور خودرا حداکثر ظرف مدت 48 ساعت در کادر زیر نوشته وارسال کنید.	جناب آقای/سرکار خانم:
اخبار
مشخصات خبرنویس:	تاریخ ارسال :

اثرات اتوماسیون در دگرگون سازی زمان و مکان انجام کار اداری

شرکت کنندگان در  کارگاه آموزش تکمیلی اتوماسیون اداری قرار بود ظرف یک ماه، یک پروژه عملی را تکمیل کنند. در همین ارتباط جناب آقای بینقی مقاله زیر را تهیه کرده اند:

      معمولاً تصویری که از کار اداری در سازمان‌های دولتی نزد اذهان عمومی نقش بسته است محیط خشک و بیروحی را نشان می‌دهد که راس ساعت مقرری (مثلاً 30/7 صبح) درب‌‌های آن به روی کارمندان گشوده می‌شود و در ساعت مقرری( مثلا 16) ساعات کار اداری پایان می پذیرد. صبح کارمندان به تدریج از راه می‌رسند و سعی می‌کنند قبل از مهلت قانونی کارت حضور خود را بزنند تا مبادا دستگاه حضور و غیاب، حتی یک دقیقه تاخیر برای آنان ثبت کند زیرا حتی همین یک دقیقه تاخیر شانزده دقیقه دیرکرد به همراه دارد و در آخر ماه ضمن تحمل اخطارهای شفاهی و کتبی، بخشی از مرخصی استحقاقی و یا حقوق آنان نیز بدین واسطه کم می‌شود.

    توجه بفرمایید که مهم کارت زدن تا ساعت 30/7 است، حال اگر بعد از ورود به محل کار، همکار دقایق را صرف پاره‌ای امور ضروری صبحگاهی نماید یا در طول روز ساعات متمادی از وقت خود را به پاره‌ای فعالیت‌های ضروری دیگر نظیر تورق روزنامه، خوش و بش با همکاران، تلفن های کوتاه و طویل و ... نماید، نه دستگاه حضور و غیاب برای ایشان کسری کار می‌زند، نه اخطاری دریافت می‌کند و نه از حقوقش رقمی کسر می‌شود و چه بسا اگر پاره‌ای از فعالیت‌های ضروری گفته شده را در بعد از ساعت اداری  انجام دهد، اضافه کار نیز به وی تعلق گیرد.

     تصویر بالا که کما بیش در کلیه سازمان‌های دولتی مشاهده می‌شود از جهات گوناگون قابل بحث و تحلیل است اما در این جا فقط به یک ویژگی آن اشاره می‌کنیم و آن تفوق حضور فیزیکی بر حضور‌ـ من اسم آن را می‌گذارم ـ  کاری یا واقعی است. این ویژگی بدین معنا است که حتی اگر در شرایطی کارمند بتواند درخارج از مکان فیزیکی اداره برخی کارهای اداری خود را انجام دهد،قانونگذار این اجازه را به وی نمی‌دهد و او ملزم است با صرف بخشی از وقت و هزینه خودحتما در محل کار خود حاضر شود.

         قطعاً قانون گذاران نظام‌های اداری، بر مغایرت این رویکرد با بهره‌وری و کارآیی سازمان‌های دولتی صحه می‌گذارند ولی در توجیه آن به برخی محدودیت ها اشاره می کنند:

1-   بسیاری از سازمان‌ها با ارباب  رجوع داخل و خارج از سازمان سرو کار دارند و عدم حضور فیزیکی باعث اتلاف وقت مراجعین بیرونی و ناهماهنگی برای مراجعین داخلی می‌شود.

2-      عدم حضور فرد باعث می‌شود انجام پاره‌ای از کارهای فوری اداری به تاخیر بیفتد.

3-      برخی فعالیت‌ها نظیر جلسات، حضور عینی کارکنان را طلب می‌کند.

4-      امکان نظارت بر کار کارکنان کاهش می‌یابد.

5-      همه کارها  قابلیت انجام غیر حضوری را ندارد و لذا باعث چندگانگی رفتار اداری می‌شود.

     به نظر می‌رسد در قالب رویکرد سنتی اداری، محدودیت‌های گفته شده ـ که احتمالاً می‌تواند بیشتر هم باشد ـ صادق باشد اما آیا با وجود فناوری اطلاعات و ارتباطات نمی‌توان پاره‌ای از این محدودیت را برطرف کرد؟

فکر می‌کنم مشابه سایر عرصه‌ها، فناوری اطلاعات و ارتباطات نظم سنتی حاکم بر نظام‌های اجتماعی و اداری را بر هم زده و نظم جدیدی را حاکم ساخته است. در حالت سنتی نظم شکل  ظاهری داشت و مشاهده عینی انجام کار ملاک و شاخص وجود یا عدم وجود نظم تلقی می‌شد. اما به نظر می‌رسد با وجود فناوری‌های جدید می‌توان مشاهده محتوایی را ملاک بهتری برای سنجش نظم در نظر گرفت.

    اتوماسیون اداری ـ به عنوان یکی ا ز دستاوردهای فناوری اطلاعات و ارتباطات ـ به صورت زیر می‌تواند محدودیت‌های انجام کار اداری در زمان و مکان غیر اداری را برطرف نماید.

1-   اولین محدودیت گفته شده برای عدم حضور فیزیکی ، ضرورت پاسخگویی به ارباب رجوع داخلی و خارج از سازمان است. در این مورد دو نکته قابل ذکر است :

-    اکنون تلاش بر این است که تا آنجا که ممکن است انجام کار‌ها نیاز به مراجعه حضوری نداشته باشد( مانند ثبت نام اینترنتی در دانشگاه یا خرید اینترنتی بلیط)،  لذا در این شرایط خود به خود حضور کارمند نیز می‌تواند شکل دیگری داشته باشد.

-    بسیاری از مراجعات برای تایید گزارش‌ها و نامه‌ها است . اکنون اتوماسیون اداری امکان مطالعه و تایید گزارش‌ها و نامه ها  را در اتاق اداری مجازی ایجاد کرده است و لذا مدیر می‌تواند در هر زمان ومکان گزارشی را بخواند یا مثلا نامه‌ای را امضا نماید.

2-   دومین محدودیت گفته شده تاخیر در انجام کارهای فوری است. با همان دلایلی که در بالا اشاره شد اتوماسیون اداری امکان توزیع کارها و از جمله کارهای فوری را بیش از حالت سنتی آن ایجاد کرده است. ضمناً ابزارهای دیگری مانند تلفن همراه نیز می‌تواند به عنوان ابزار کمکی اتوماسیون اداری در انجام سریع کارها کمک نماید.

3-   گفته می‌شود حضور کارکنان برای برخی امورـ مانند شرکت در جلسات ـ الزامی است. اگر چه هنوز پاره‌ای محدودیت‌های فناوری در ایران امکان تشکیل جلسات مجازی را کاملا مهیا نمی کند، اما این قابلیت کاملا وجود دارد که افراد متعدد  در مکان‌های مختلف بر سر یک میز نشسته و بحث و تبادل نظر کنند.

4-   محدودیت دیگر کاهش نظارت بر کار کارکنان است. به نظر می‌رسد در بسیاری از موارد کارها را می‌توان به صورت پروژه‌ای دید و لذا نظارت و کنترل می‌تواند از شکل مکانیکی به شکل پویا درآید، ضمن این که اتوماسیون اداری امکان تعقیب کارها و ارزیابی آخرین اقدامات انجام شده  را در هر زمان و مکان فراهم می‌کند.

5-   و نهایتاً به محدودیت ایجادچند گانگی رفتار اداری اشاره شده است. درست است که امکان کار غیر حضوری ـ حداقل در شرایط فعلی ـ  برای همه موارد به طور صد در صد امکان پذیر نیست، اما به نظر می‌رسد برای همه کارکنان و همه نوع کارها درجاتی از آن قابل تصور است. باید ضوابط و مقررات اداری به گونه‌ای تغییر کند تا انجام کار غیر حضوری از طریق اتوماسیون اداری و سایر فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات اولاً برای همه شدنی باشد و ثانیاً  شایبه ایجاد امتیاز برای افراد خاص از میان برداشته شود.

     به نظر می رسد اتوماسیون اداری توانسته است با افزایش قابل توجه راندمان کاری،  به سرعت جای خود را در سازمان ها باز کند. آیا وقت آن نرسیده است که از این ابزار توانا برای در هم شکستن قالب های خشک اداری استفاده کنیم؟