جمع آوری اخبارهفتگی واحدها

بنام  خدا

پروژه

موضوع: جمع آوری اخبارهفتگی واحدها       تهیه کننده: حمید امید

در یک سیستم اداری، اخبار و اطلاع رسانی دقیق نقش مهمی ایفا می کند. یک خبر در صورتی قابل توجه و دارای اعتبار می باشد که دارای منبع مشخص و تایید لازم از نظر صحت وسقم باشد.

در سیستم سنتی گذشته اخبار به صورت عامیانه وبه صورت دیداری مبادله می شد، گاه خبرها تکراری بود و یا دیر به اطلاع همگان می رسید. در سیستم جدید تر اخبار به صورت مکالمه تلفنی و از طریق نمابر اطلاع رسانی می شد، که نسبت به نوع قبلی از اعتبار بیشتری برخوردار می باشد. با گذشت زمان دست اندر کاران سازمان ها به سراغ فرم های اداری رفته وبا تهیه فرم مخصوص خبر و ارسال آن به واحد مربوطه، تهیه خبر در مدت زمان معلوم را در خواست می کردند. در این روش مبادله خبر و ارسال آن بر طبق زمان بندی لازم صورت نمی گرفت و گاه بعضی از واحدها از فرم خبر خود اطلاعی نداشتند و از ارسال خبر باز می ماندند و در عوض، توجیه های خود را ارائه می دادند.

سرانجام حلال تمام مشکلات روشهای فوق به بازار آمد . اتوماسیون دیگر جایی برای توجیه وشانه خالی کردن از تهیه و ارسال خبر باقی نگذاشت، زیرا سیستم همه اطلاعات لازم و از جمله زمان درخواست و زمان ارسال خبر را ثبت می کند.

در دنیای امروز که عده زیادی از مردم به رایانه دسترسی دارند، دیگر جای نگرانی در مورد ارتباط کاری فرد با سازمان خود وجود ندارد. سیستم اتوماسیون کار ثبت و انتقال خبر را نیز آسان نموده است. فرد مورد نظر با مراجعه به کارتابل ، صندوق پستی و ایمیل خود از کاری که به او محول شده است آگاهی پیدا می کند و در صدد انجام آن برمی آید.

 در مورد خبر وجمع آوری آن از واحدهای مختلف موسسه چند راه وجود دارد.

1-      از طریق ارسال پیام

در حال حاضر مبادله پیام از طریق صندوق پستی و از قسمت ارسال پیام ساده ترین شیوه است. در این روش هر یک از همکاران می تواند با مراجعه به گزینه ارسال پیام از بخش تسهیلات ، با انتخاب کاربر که می تواند شخص، گروه و یا کل مجموعه سازمان باشد، پیام خود را تایپ نموده و ارسال کند. به طور مثال می نویسد : همکار گرامی   لطفاً اخبار جدید  مربوط به واحد خود را در ظرف مدت ... روز به صندوق پستی اینجانب ارسال کنید. در این روش سطح دسترسی افراد به یکدیگر نامحدود است و همه می توانند با هم ارتباط برقرار کرده و مبادله خبرنمایند. نکته جالب اینکه هیچکس از متن خبر و صندوق پستی دیگری اطلاعی ندارد و از این نظر، امنیت خبرحفظ می شود. تنها یک فرهنگ سازی مورد نیاز است تا کاربران در طول روز به سراغ صندوق پستی خود بروند و از آن بی اطلاع نباشند.

2-      از طریق نامه های داخلی  

در این روش فرد با مراجعه به گزینه  نامه های داخلی از بخش مکاتبات اداری  با مشخص کردن موضوع، متن لازم راتایپ نموده وبه شخص مورد نظر ارجاع می دهد. در اینجا تنها به واحدی که در آن هستیم و با آن ارتباط مستقیم کاری داریم  دسترسی  وجود دارد. یعنی در واقع میان واحدهای مختلف یک سد ارتباطی وجود دارد که این یک  نقطه ضعف برای ارتباط با سایرین می باشد. پس به جرات می توان گفت از این گزینه نمی توان برای جمع آوری خبر استفاده بهینه نمود چرا که ما نیازمند اخبار تمامی امور یک سازمان می باشیم. از طرفی اگرسطح  دسترسی فرد به همه وجود داشته باشد شاهد یک تداخل و ترافیک سنگین کاری خواهیم بود که این مغایر با سیستم صحیح وسالم در یک سازمان است، زیرا اتو ماسیون برای سرعت بخشیدن و حفاظت اطلاعات  می باشد . 

3-      از طریق پرونده

در این روش هنوز سطح دسترسی برای افراد در به اشتراک گذاشتن پرونده ها تعریف نشده است و علت مشخصی هم در این زمینه وجود ندارد. گفته می شود اتوماسیون در این آیتم جای هیچگونه فعالیتی را برای افراد باز نکرده است. به نظر من شاید مسئله امنیت برای نامه ها ومکاتبات اداری درنظر گرفته شده است تا شخص متوجه نامه ها و اطلاعات موجود در پرونده دیگران نشود. اما در واقع راهی برای درج در پرونده وجود دارد. این راه را می توان چنین بیان کرد که ما از طریق نامه داخلی متن خود را به همراه فرم تهیه خبر به اقدام کننده که عضوی از مجموعه همان واحد یا امور محسوب می شود ارسال می کنیم. البته لازم است قبل از این کار، ما پرونده جدیدی ایجاد کرده باشیم تا زمان رسیدن اخبار ، آن را در پرونده به اسم شخص ارسال کننده قرار دهیم . بدین ترتیب ما در پرونده خود نامه های ارسالی همکاران امور خود را می توانیم مشاهده نماییم.

در اینجا نمونه ای از فرم درخواست خبر  را ملاحظه می کنید:

بنام خدا

امور محترم : لطفاً خبرهای مربوط به امور خودرا حداکثر ظرف مدت 48 ساعت در کادر زیر نوشته وارسال کنید.	جناب آقای/سرکار خانم:
اخبار
مشخصات خبرنویس:	تاریخ ارسال :