تعریف پروژه برای کارگاه آموزش تکمیلی اتوماسیون اداری

در هفته آینده با برگزاری دو کلاس، مرحله اول کارگاه آموزش تکمیلی اتوماسیون اداری به پایان خواهد رسید. این کارگاه را می توان به همین صورت و با همین مدرسان٬ برای سایر مجتمع ها و شرکتهای وزارت نیرو که از نرم افزار اتوماسیون اداری همکاران سیستم استفاده می کنند٬ برگزار کرد. البته زمان کارگاه بسیار فشرده بود و به نظر می رسد برای ارائه همه مطالب٬ به دو برابر زمان تخصیص داده شده نیاز باشد.

اما چرا از مرحله اول صحبت شد؟ زیرا همچنان که در یادداشت پیشنهاد تولید لوح فشرده برای همه کارگاههای آموزشی بیان شده است، همه کارگاهها را می توان با مرحله دوم که انجام پروژه و تولید لوح فشرده است، تکمیل نمود.

در کارگاه آموزش تکمیلی اتوماسیون اداری بیش از ۵۰ نفر از عزیزان همکار شرکت کردند. برای همه این بزرگواران پروژه های زیر پیشنهاد می شود تا در مدت معینی، مثلاً تا پایان تیرماه، پروژه خود را تکمیل کنند و تحویل دهند. گزارش نهایی پروژه به صورت تایپ شده تحویل گرفته می شود. هر پروژه به نام فرد یا افرادی که آن را تهیه کرده اند، در لوح فشرده کارگاه درج می شود و به این ترتیب، یک بسته آموزشی به دست می آید که برای همگان قابل استفاده خواهد بود.

پروژه ها به پنج گروه تقسیم می شود و در هر گروه٬ عناوین مختلف و ظرفیت هر عنوان مشخص شده است. هر یک از عزیزان می تواند برای انجام پروژه دلخواه خود ثبت نام کند. توضیحات بیشتر در مورد هر پروژه به مجری یا مجریان آن توضیح داده خواهد شد. این گروهها به شرح زیر تعریف می شود:

1. پروژه عملی: برای حل یکی از مسایل موجود در محل کار و با استفاده از امکانات اتوماسیون (ارجاع نامه٬ ارسال پیام٬ ایجاد پرونده٬ تنظیم قرار و ...) و یا بررسی این امکانات تهیه می شود. پس از پایان کار٬ گزارشی در مورد کار انجام شده و مراحل و نتیجه آن و نیز تایید مدیر ذیربط در مورد سودمندی آن ارائه می گردد که در لوح فشرده درج خواهد شد.
2. بیان اشکال: با بررسی و تجربه عملی در یک قسمت خاص اتوماسیون٬ ۳ اشکال منطقی درباره آن بخش نوشته می شود. اشکال وارده نباید ناشی از سطح دسترسی باشد. لذا لازم است تایید راهبر سیستم در مورد این که اشکال وارده ناشی از سطح دسترسی نیست، ضمیمه گزارش شود. همچنین پیشنهادی که می تواند به سلیقه برنامه نویس مربوط باشد، اشکال منطقی محسوب نمی گردد. اشکالات پراکنده که به بخش های مختلف سیستم اتوماسیون مربوط باشد پذیرفته نخواهد شد. گزارش اشکالات همراه با تایید راهبر سیستم٬ در لوح فشرده درج می شود و یک نسخه از آن برای رفع اشکال در اختیار همکاران سیستم قرار خواهد گرفت تا در زمان معینی نسبت به رفع آن اقدام کنند.
3. نوشتن مقاله: در هر مورد نظری یا کاربردی که به سیستم اتوماسیون یا کاربرد آن در ایران یا در محل کار مرتبط باشد٬ می توان مقاله ای تنظیم کرد. این مقاله حداقل باید حاوی قسمت های فرضیه یا سئوال٬ تجزیه و تحلیل،نتیجه گیری و پیشنهاد باشد. همه مقالات در لوح فشرده درج می شود. مقاله های مفید تر در نشریات مختلف موسسه یا سایر نشریات منتشر خواهد شد.
4. ترجمه: می توان یک نوشته در مورد اتوماسیون را که حداقل مطالب آن ۵ صفحه A4 با فونت ۱۰ باشد و تاکنون ترجمه نشده باشد٬ تهیه و ترجمه کرد. ارائه اصل مقاله همراه ترجمه آن ضروری است. همه ترجمه ها در لوح فشرده درج می شود. ترجمه های مفید تر در نشریات مختلف موسسه یا سایر نشریات منتشر خواهد شد.
5. گردآوری: می توان از طریق اینترنت یا کتابها و نشریات موجود، حداقل ۳ مقاله غیر تکراری که مطالب هریک کمتر از پنج صفحه نباشد٬ تهیه نمود. مطالب به صورت تایپ شده و با ذکر منبع پذیرفته می شود. ملاک تکراری نبودن٬ مقالات رسیده و موجود در زمان تحویل مقاله است.

پروژه ها را می توان از جدول زیر انتخاب کرد:

گروه	عنوان پروژه	تعداد	تیم	جمع
۱	تشکیل پرونده شخصی	۳		۳
۱	بایگانی دیجیتال امور یا دفتر	۶	۲	۱۲
۱	درخواست خروجی شخصی یا اداری	۱		۱
۱	پیگیری درمان همگانی با مسئول درمان	۱	۲	۲
۱	کنترل نامحسوس کارمند و مدیر	۴	۲	۸
۱	سفارش غذای هفتگی کارکنان	۱		۱
۱	شناسنامه آموزشی همکاران	۱	۲	۲
۱	تشکیل جلسه	۲	۳	۶
۱	جمع آوری اخبار هفتگی امور	۶		۶
۱	شماره تلفنهای داخلی	۱		۱
۱	مناسبتهای فرهنگی با تاریخ و مطلب و عکس	۱		۱
۱	مجوز اضافه کار روز تعطیل	۱		۱
۱	مرخصی روزانه	۱		۱
۱	درخواست آژانس	۱		۱
۱	پرداخت هزینه های شخصی	۱		۱
۱	پرداخت هزینه انجام قرارداد	۱		۱
۱	درخواست کالا و درخواست خرید	۱		۱
۱	درخواست تنظیم قرارداد	۱		۱
۱	مراحل کمیسیون مناقصه	۱		۱
۱	تحویل چک همکاران	۱		۱
۱	توضیحات فیش حقوق	۱		۱
۱	توضیحات حکم	۱		۱
۱	برنامه اتاق کنفرانس	۱		۱
۱	تولد همکاران	۱		۱
۱	آدرس ایمیل و تحصیلات همکاران	۱		۱
۱	برنامه جلسات سالانه معاونت	۲		۲
۱	قرار ملاقات های دفتر برای مدیر	۵	۲	۱۰
۱	گرافیک و برنامه لوح فشرده کارگاه	۱	۴	۴
۲	بیان اشکال	۳		۳
۳	مقایسه امنیت در سیستم دستی و مکانیزه	۱		۱
۳	دسترسی به اطلاعات: بایدها و نبایدها	۱		۱
۳	معایب وجود همزمان دو سیستم دستی و مکانیزه	۱		۱
۳	مزایای تعیین جانشین در مقایسه با واگذاری کد	۱		۱
۳	مقایسه مبادله اطلاعات از طریق شبکه داخلی و اتوماسیون	۱		۱
۳	مزایا و معایب بایگانی دیجیتال در اتوماسیون اداری	۱		۱
۳	نحوه تبدیل دستورالعمل ها٬ مناسب با اتوماسیون	۱		۱
۳	سایر مقالات	۳		۱
۴	ترجمه	۵		۵
۵	گردآوری	۵		۵
جمع				۹۴