گزارش خانم مددزاده از کارگاه اتوماسیون اداری

همکار محترم٬ سرکار خانم سکینه اله مددزاده که بخشی از تدریس کارگاه اتوماسیون اداری را برعهده داشتند٬ مطالبی را که در این بخش از کارگاه مطرح کرده اند٬ در گزارش زیر بیان کرده اند:

کارگاه آموزش تکمیلی اتوماسیون اداری در دونوبت درموسسه علمی کاربردی صنعت آب وبرق تشکیل شد. هدف از برگزاری این دوره استفاده بهینه از سیستم اتوماسیون اداری و ارائه نکاتی مفید جهت رفع مشکلان همکاران بوده است.

در جلسه اول این دوره که درتاریخ 27/3/86 برگراز شد، مطالبی درخصوص نحوه ایحاد نامه صادره ، وارد کردن متن درسیستم با استفاده از الگوهای تعریف شده و ذخیره کردن آن٬ امکان لیست گرفتن از نامه های صادره که در بازه های زمانی متفاوت درسیستم ثبت شده٬ طریقه حذف کردن متن در صورتی که متن تهیه شده دچار مشکل شده یا نیاز به استفاده از الگوی بهتری درسیستم باشد٬ گفته شد و آموزش کامل ثبت پیوست ها و رونوشت ها در سیستم ارائه گردید.

بحث ایجاد نامه های مرتبط در نامه های صادره یا داخلی که قبلا درسیستم ثبت شده یکی دیگر از نکاتی بود که مورد توجه قرار گرفت .

در جلسه دوم که درتاریخ 3/4/86 تشکیل شد نحوه تشکیل نامه داخلی و ارجاع آن٬ پیگیری نامه هایی که قبلا درسیستم به کارتابل همکاران ارجاع شده٬ کارهایی که در کارتابل همکاران جدیدا ارسال شده و می تواند با برنامه هشدار مورد توجه همکاران عزیز قرار بگیرد٬ تعیین وضعیت کارها در کارتابل و نحوه خاتمه دادن آن ها٬ تشخیص نامه های ابطالی ازدیگر نامه های ارجاع شده به کارتابل٬ نحوه جستجو و فیلتر کردن نامه در سیستم با استفاده از آبتمهایی که برنامه در اختیار کاربر قرار میدهد٬ نحوه ایجاد یاد آوری برای اقدام کننده کار و ارسال پاسخ برای ارجاع دهنده مطرح شد و در خاتمه مدت زمانی برای پاسخ به سئوالات همکاران در دو جلسه منظور گردید.